Så ändrar du inställningar för hantering av mjuka och hårda studsar

Att hantera e-poststudsar aktivt är väldigt viktigt om man vill skydda sin domäns rykte. Får man för många mejl som studsar tillbaka när man gör e-postutskick kan ryktet påverkas negativt och därmed riskerar man att få sin e-post klassificerad som skräppost. För att vara trygg så bör andelen e-poststudsar inte överstiga 5% i förhållande till de mejl som man skickat ut.

I nyhetsbrevsverktyget MultiMailer ingår många funktioner som hjälper dig att hålla nere andelen studsar. Det ingår verktyg som dels förhindrar att det uppstår studsar och dels verktyg som hanterar studsarna, om sådana ändå skapas. E-postadresser som studsar för många gånger spärras automatiskt så att de inte får fler mejl.

Hur du anger antal gånger en e-postadress får studsa
I MultiMailer kan du ställa in hur många gånger en e-postadress får studsa innan den spärras. Du kan ange olika värden för hårda studsar (permanenta fel) och mjuka studsar (temporära fel). Så här gör du för att ändra dessa inställningar:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyalternativet Inställningar – Fler inställningar – Inställningar för e-poststudsar.

3. Kontrollera att alternativet Spärra e-postadresser automatiskt efter visst antal e-poststudsar är markerat. Detta alternativ ska i praktiken alltid vara markerat så att de e-postadresser som studsar och uppnår maxgränsen för tillåtet antal studsar automatiskt spärras.

Dialogrutan 'Inställningar för e-poststudsar'

4. Om du vill att en e-poststuds, vars e-postadress har spärrats, ska avlägsnas automatiskt från listan i fliken E-poststudsar när MultiMailer stängs så kan du markera alternativet Radera e-poststuds (från fliken ’E-poststudsar’) efter att e-postadressen har spärrats.

5. Tryck på knappen Villkor.

6. Vid Max antal tillåtna hårda studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en hård studs innan den spärras.

7. Vid Max antal tillåtna mjuka studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en mjuk studs innan den spärras.

Dialogrutan 'Villkor'

8. Spara inställningarna genom att trycka OK. Tryck sedan OK igen.

Vilka gränsvärden för e-poststudsar bör man ha?
Vilka värden du ska ange i punkt 6 och 7 beror på hur aktivt du hanterar e-poststudsar och hur ofta du skickar ut. Du bör sätta inställningarna så att din studsfrekvens aldrig överstiger 5%, men ju lägre studsfrekvens desto bättre. Det idealiska är att ha en studsfrekvens på under 2%.

Om du uppdaterar din mailinglista regelbundet och hanterar studsande e-postadresser aktivt så rekommenderar vi att du tillåter max 3 hårda och max 5 mjuka studsar innan e-postadressen spärras. Ibland kan en studs alstras av misstag, t.ex pga att den mottagande servern är nere, men det är osannolikt att det sker flera gånger i rad; då har sannolikt e-postadressen slutat att fungera. Dock kan kontakten fortfarande finnas kvar, men med en annan e-postadress, därför finns det möjligheter i MultiMailer att få fram så många detaljer som möjligt om kontakten, så att du kan leta reda på kontaktens nuvarande e-postadress; alternativt hitta en annan kontakt på samma företag.

Om du hanterar stora listor och inte har en möjlighet att hantera studsande e-postadresser aktivt och försöka hitta nya fungerande e-postadresser till kontakterna, så rekommenderar vi dig att ha lägre värden. Skickar man ut stora mängder med e-post så är det viktigare att hålla nere andelen studsar så mycket man bara kan, för att maximera framkomligheten för övriga mejl.

Hur du hanterar en ny lista
Om du ska skicka till en ny lista för första gången, och du misstänker att andelen e-poststudsar blir högre än normalt, så kan det vara bra att spärra alla hårda studsar efter bara en studs. Risken är stor att dessa studsande e-postadresser har studsat under en mycket lång tid, och du bör därför få bort dessa från dina utskickslistor så fort som möjligt. Att skicka e-post till en e-postadress som upphört att existera för mycket länge sedan ser vissa antispamfilter också som ett tecken på spam, så man bör undvika att göra det. Åtminstone mer än en gång.

Om du misstänker att studsfrekvensen på en ny lista kommer överstiga 5% med råge, så kan ett trick vara att kopiera alla nya e-postadresser till din befintliga utskickslista, där du har en mycket lägre studsfrekvens sedan innan. Sedan skickar du ett mejl till hela utskickslistan på en gång. Då märks det inte så mycket om de nya e-postadresserna är av sämre kvalitet. Behöver du anpassa texten efter typ av mottagare så kan du använda MultiMailers datafält för att skicka ut skräddarsydda texter. För att skilja nya kontakter från gamla, kan du ge dem ett lämpligt kategorinamn i mailinglistan.

Hur du kontrollerar e-postadresser innan du skickar ut
Det är också möjligt att kontrollera e-postadresser innan ett e-postutskick, så att man får bort många icke fungerande e-postadresser redan innan man skickar ut. Hur man gör det tar vi upp i blogginlägget Hur du validerar e-postadresser innan utskick.

Hur du undersöker kvaliteten på en utskickslista
Om du är osäker på hur kvaliteten på e-postadresserna i en utskickslista är innan ett e-postutskick, så kan du ta reda på detta med bland annat dessa metoder:

– Gör ett testutskick till max 500 kontakter. När utskicket är klart så ser du aktuell studsfrekvens i informationsdialogrutan som visas när ett utskick avslutas. Samma information finns även i det automatiska informationsmejl som skickas när ett utskick är klart (om du har aktiverat denna funktion).

– Kör MultiMailers valideringsfunktion på utskickslistan. Flaggar MultiMailer ”fel” på väldigt många e-postadresser är inte kvaliteten så bra, men å andra sidan kan du enkelt ta bort dem från utskickslistan innan ditt utskick. Men observera att valideringsfunktionen bara hittar vissa typer av fel. En del felaktiga e-postadresser kommer fortfarande att studsa när du skickar ut.

Observera att MultiMailer-servrarnas hantering av studsar görs på natten, så gör du ett utskick så kommer studsarna att synas i MultiMailer dagen efter att utskicket har gjorts.

Se även
> Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar korrekt?
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Hur du tar bort e-postadresser som studsat från en mailinglista

Hur du validerar e-postadresser innan utskick

ValideringI nyhetsbrevsverktyget MultiMailer finns det en funktion som du kan använda för att validera (kontrollera) e-postadresser innan du gör ett e-postutskick. Om du kontrollerar e-postadresserna innan dina utskick och inte skickar till dem som är fel minskar antal e-poststudsar, och din domän får ett bättre rykte bland antispamfiltren. Detta medför ofta att fler mejl levereras till mottagarna. Många studsar påverkar leveransbarheten för samtliga dina mejl på ett negativt sätt eftersom antispamfilter ser många studsar som ett tecken på spam.

MultiMailers valideringsfunktion
Med hjälp av MultiMailers valideringsfunktion kan du kontrollera att e-postadresserna i aktuell mailinglista är giltiga innan utskick. Bland annat kontrolleras att formatet på e-postadressen är korrekt, att domänen existerar och att det garanterat finns en e-postlåda kopplad till domänen som kan ta emot e-post. Valideringsfunktionen hittar inte alla typer av fel, men den hittar många vanligt förekommande fel.

Så använder du valideringsfunktionen
Så här gör du för att använda MultiMailers valideringsfunktion:

1. Starta MultiMailer och öppna en mailinglista.

2. Välj menyalternativet Verktyg – Validering av e-postadresser.

3. Markera Gruppera alla felaktiga e-postadresser tillsammans om du vill ha felaktiga e-postadresser grupperade tillsammans.

4. Tryck på knappen Starta validering av e-postadresser för att starta en validering.

MultiMailers valideringsverktyg

5. När valideringen är klar, tryck OK och sedan Stäng för att se resultatet.

I mailinglistan markeras de e-postadresser som valideringsfunktionen tror är felaktiga med ett rött utropstecken (!). Om du för muspekaren över e-postadressen så visas en tipstext med en kort felbeskrivning.

Observera att det ibland kan bli ett temporärt fel på en e-postadress så du bör inte vidta åtgärder mot en e-postadress efter endast en varning. Men om samma varning återkommer gång på gång, under en längre tidsperiod, så är felet med största sannolikt permanent och du kan spärra och avlägsna e-postadressen ur mailinglistan.

Begränsningar i valideringsfunktionen
Det finns mer omfattande metoder som man kan använda för att testa om en e-postadress fungerar. Dessa metoder kräver dock väldigt mycket datorkraft så vi kan inte införa dem i MultiMailer eftersom den typen av tester behöver göras på mycket kraftfulla servrar. Ett företag som utför sådana tester och som vi rekommenderar är emailhippo.com.

Vill du få mer information om hur du kan göra en fullständigt kontroll så kan du även kontakta oss på support@samlogic.com eller 070-397 14 91.

Se även
> Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar korrekt?
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev

Ny förbättrad e-postserverlösning för MultiMailer

Oavsett vilket nyhetsbrevsverktyg man använder så är det en sak som är helt avgörande och alltid måste fungera – nyhetsbrevet måste komma fram till mottagaren!

Detta kan verka enkelt och man tror kanske att detta är något som alltid fungerar, men så är tyvärr inte fallet. I kampen mot att stoppa skräppost så använder internetoperatörerna och webbhotellen allt mer strikta skräppostfilter, vilket ställer allt högre krav på att auktoriserade e-postservrar och e-postadresser av hög kvalitet används när man skickar ut nyhetsbrev. Om kvaliteten på adresslistorna är för dålig så påverkas leveransbarheten av samtliga mejl negativt.

Nyhetsbrevsverktyget MultiMailer uppdateras ständigt med ovanstående i åtanke och vi testar och jämför olika e-postserverlösningar för att hitta de som ger nyhetsbreven bäst öppningsfrekvens och lägst spampoäng.

Ny e-postserverlösning för MultiMailer
Utskicksmotorn i MultiMailer 2016 har moderniserats och förbättrats vilket gör det möjligt för oss att byta till en ännu bättre e-postserverlösning.

Vilka blir dina fördelar?
Den nya utskickslösningen ger dig som MultiMailer-användare flera viktiga fördelar:

– Högre framkomlighet, fler nyhetsbrev når mottagarna
– Ökad öppnings- och klickfrekvens
– Nyhetsbreven får lägre spampoäng
– Effektivare hantering av e-poststudsar
– Din domän får ett bättre ”rykte” (pga mindre antal e-poststudsar)
– Snabbare utskickshastighet

Vad ska du göra?
Det du behöver göra är följande:

– Uppdatera till den senaste versionen av MultiMailer 2016
– Registrera och verifiera din(a) avsändaradress(er) på den nya servern

Du kan ladda ner och installera den senaste MultiMailer-versionen via dessa webbsidor:
> Nedladdningssida SamLogic MultiMailer 2016 / Professional
> Nedladdningssida SamLogic MultiMailer 2016 / Enterprise

Registrering av avsändaradress gör du via följande menyalternativ i MultiMailer:
Verktyg – Registrera e-postadress till MultiMailer E-postserver.

Kontakta gärna oss via support@samlogic.com eller 070-397 14 91 om du har några frågor.

Se även
> Så ser du vilken version av MultiMailer som du har installerad
> Nyheter i SamLogic MultiMailer 2016

Hur du använder MultiMailers backup- och återställningsfunktion

BackupVårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer har en automatisk backupfunktion som gör säkerhetskopior av dina datafiler, som t.ex dina mailing- och spärrlistor och din statistikdata, medan du arbetar. Om någon av dina datafiler skulle skadas – av någon anledning – så kan du snabbt och enkelt ladda in en tidigare version av datafilen med hjälp av MultiMailers återställningsfunktion.

Vilka datafiler säkerhetskopierar MultiMailer?
MultiMailer gör säkerhetskopior av följande datafiler:

  • Spärrlistor: innehåller e-postadresser som ska undantas från nya e-postutskick
  • Statistik: innehåller statistikinformation om e-postutskicken
  • E-poststudsar: innehåller information om de e-postadresser som studsat tillbaka
  • Registreringar: innehåller registrerade och avregistrerade e-postadresser
  • Mailing-listor: innehåller e-postadresser som ska användas för e-postutskick

MultiMailer gör en automatiskt backup av ovanstående filer när data ändras och du kan när som helst återställa till en tidigare version av filen.

Hur återställer jag min fil från en säkerhetskopia?
För att återställa till en säkerhetskopierad datafil i MultiMailer, till exempel till en tidigare version av datafilen med statistik, gör du så här:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och sedan menyalternativet Alternativ.

Menyn 'Inställningar'

3. Dialogrutan Alternativ öppnas nu, och där väljer du fliken Backup och sedan klickar du på knappen Återställ filer.

Dialogrutan 'Alternativ' - fliken 'Backup'.
Dialogrutan 'Alternativ' med fliken 'Backup' öppnad.

4. I den nya dialogrutan som öppnas väljer du vilken typ av datafil som ska återställas via kombinationsrutan Typ av datafil.

Vid 'Typ av datafil' väljer du vilken typ av datafil som ska återställas
Vid 'Typ av datafil' väljer du vilken typ av datafil som ska återställas. Här är alternativet 'Lista - Statistik' (listan med statistikinformation) vald.

5. Därefter väljer du vilken fil som du vill återställa genom att markera den i listan Säkerhetskopierade filer. Den färskaste säkerhetskopian finns alltid längst ned i listan. På datafilernas filnamn ser du vid vilket datum och klockslag som filen säkerhetskopierades.

Lista med säkerhetskopierade filer
Vid 'Säkerhetskopierade filer' finns en lista på alla filer som har säkerhetskopierats.

6. Tryck på Återställ fil för att återställa den markerade filen. Om du får en fråga om du vill ersätta datafilen så ska du svara Ja. Nu har datafilen du valt återställts.

Hur du återställer en mailing-lista
Tipset ovan fungerar för alla typer av datafiler utom mailing-listor. Återställning av mailing-listor sker på ett annat sätt. För att återställa en mailing-lista öppnar du mappen MultiMailer\$Backup$\Mailing-listor under mappen Dokument på din hårddisk och väljer sedan rätt årtalsmapp (t.ex 2016). Se bild nedan:

Här lagras säkerhetskopior av mailing-listan

Därefter kopierar du den version av mailing-listan som du vill återställa till, till din ordinarie mapp med mailing-listor och döper om mailing-listan till rätt filnamn.

Förutom ovanstående backupsystem så skapar MultiMailer även en lokal kopia av föregående version av mailing-listan i samma mapp som den aktuella mailing-listan, när den sparas. Kopian får alltid namntillägget .BAK. Dessa lokala kopior skapas även om det globala backupsystemet är avstängt.

Hur ställer jag in hur ofta MultiMailer ska göra säkerhetskopior?
MultiMailer ger dig möjlighet att anpassa backupfunktionen efter dina behov och ställa in hur ofta säkerhetskopior ska göras. Du kan välja mellan att säkerhetskopiering sker en gång per minut, en gång per timme eller så kan du stänga av backupfunktionen helt och hållet. Så här ändrar du hur ofta MultiMailer gör säkerhetskopior:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och välj sedan menyalternativet Alternativ.

3. Välj fliken Backup.

4. Markera hur ofta du vill att MultiMailer ska göra backup av datafilerna och tryck på OK.

Dialogrutan 'Alternativ' - fliken 'Backup'.
I fliken 'Backup' kan du ställa in hur ofta säkerhetskopior ska göras. Här har vi valt inställningen 'Hög'.

5. Nu har du valt och sparat en ny inställning för MultiMailers backupfunktion. MultiMailer kommer framöver att säkerhetskopiera dina filer enligt den inställning du valt.

Mer om MultiMailers backupfunktion
MultiMailer skapar säkerhetskopior av dina datafiler medan du arbetar med dem. Blir det en dataförlust av någon anledning så har du alltid en färsk backup att återställa ifrån. Backupfiler lagras i mappen \MultiMailer\$Backup$ i Windows dokumentmapp.

Se även
> Nytt supportverktyg i MultiMailer