Bifogade filer kan ibland bli väldigt stora. Ibland flera megabytes stora. Det medför att ett e-postutskick kan bli väldigt långsamt eftersom så mycket data måste skickas till varje enskild mottagare. För att snabba upp de sammanhang då man behöver mejla ett stort dokument, t.ex ett stort PDF-dokument, till många mottagare så har vi infört en ny funktion i vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer som tillåter dig att ladda upp dokumentet till en webbserver (som vi tillhandahåller) och sedan så distribuerar du endast en länk till dokumentet i ditt e-postmeddelande. Det innebär att du inte behöver mejla någon stor dokumentfil till varje enskild mottagare utan du skickar bara en länk.
Dokumentet kommer att laddas ned automatiskt hos mottagaren när han/hon klickar på länken. Även för mottagaren innebär detta en stor fördel eftersom personen själv kan välja när han/hon vill öppna och ladda ned dokumentet. Annars sker det i samband med att e-post laddas ned, och har man en långsam uppkoppling (t.ex en mobil uppkoppling) kan det vara ett irritationsmoment ibland. Men om det endast finns en länk till dokumentet i mejlet så laddas mejlet ned omedelbart hos mottagaren, även om han/hon har en långsam internetuppkoppling.
Funktionen finns i den nya menyn ’Skapa länk’
Den nya funktionen för att ladda upp dokument kommer du åt via den nya meny Skapa länk, som vi beskrev i föregående blogginlägg. Där finns ett menyalternativ som heter Länk till dokument (se bild nedan):
Väljer du det menyalternativet så öppnas nedanstående dialogruta:
Via denna dialogruta kan du ladda upp dokument till vår webbserver. Kör du MultiMailer 2014 / Enterprise får du tillgång till ytterligare finesser och kan t.ex välja ett tidigare uppladdat dokument på ett enkelt sätt. Detta är användbart om du laddar upp dokument ofta och ibland vill återanvända tidigare dokument.
I denna dialogruta kan du också välja en ikon till länken. T.ex en PDF-ikon till ett PDF-dokument. Exemplet nedan visar hur en länk med en PDF-ikon kan se ut (i nyhetsbrevet):
Upp till 10 MB
Dokument med en filstorlek upp till 10 MB kan laddas upp med denna funktion. Funktionen passar utmärkt om du vill skicka stora PDF-, Word- och Excel-dokument till mottagare. Men funktionen kan också användas med andra filtyper, t.ex ZIP-filer.
Användbar om flera dokument ska skickas
Funktionen är också användbar om du vill skicka flera dokument via ett och samma mejl, då användaren på ett lätt sätt kan öppna upp varje enskilt dokument. Samtidigt har du även möjligheten att beskriva varje dokument utförligt i ditt mejl, t.ex med bra rubriker:
Du kan också se vem som öppnar dina dokument
En annan stor fördel med att använda dokumentlänkar istället för att bifoga filer på traditionellt vis är att du kan se hur många som öppnar dokumenten, samt även se vilka personer som öppnar dokumenten. Med hjälp av våra statistik- och analysfunktioner, som ingår i MultiMailer, så får du denna möjlighet.