Databas / register med e-postadresser i gott skick
- källan till god kundvård och bra affärer


 
Många företag har en stark ambition att göra fler affärer och förbättra sina kundrelationer. Ofta börjar man med att se vilken data man själv besitter och vad det finns för olika databaser på marknaden. Att snegla på en databas med maximal täckning innehållande näringslivets absolut viktigaste beslutsfattare är inte ovanligt. Problemet är att frågorna staplar sig snabbt på varandra. DataDIA AB ska försöka räta ut några av frågetecknen.


Denna artikel är skriven av DataDIA AB.
 
Vanliga frågor är:

l Vi har flera register där det finns dubbletter och företag som upphört
l Vi vill inte kontakta våra befintliga kunder med erbjudanden så de måste exkluderas
l Vi vet inte vilken titel eller nivå våra kontakter har
l Ska vi kombinera e-postutskick med telemarketing och postalt utskick
l Vad finns det för etiska regler i samband med e-postmarknadsföring
l Vad är PuL och Marknadsföringslagen

Om man arbetar med nyhetsbrev förenklas vardagen avsevärt i och med att man en gång för alla valt sin målgrupp, sedan gäller det att komplettera med nytillkomna adressater i segmentet och att rätta de studsar som sker när folk slutar sin tjänst eller byter e-postadress.

Om man däremot vill bearbeta ny marknad, skicka riktade budskap till exakt rätt målgrupp och variera både erbjudanden och information så kompliceras bilden något. Här ställs krav på kopplingar mellan källa, urvalssystem, möjlighet att exkludera grupper och till sist att skapa projekt för utskick och uppföljning.
 
www.multimailer.se Informationsfilm om MultiMailer. Klicka för att starta filmen.
 
Skapa en miljö där du vet att all data är korrekt, uppdaterad och har maximal täckning
Cirka 20% av alla beslutsfattare slutar sin tjänst under ett års tid. Detta medför att kvalitén inte är pålitlig efter ett par år. All investering och allt arbeta med att lägga in data i exempelvis ett CRM-system går lätt till spillo. Dessutom sker cirka 30 000 ändringar per månad när näringslivet slår sina bolag samman, byter adresser eller varför inte bara ett telefonnummer.

Det är enklare än det låter att få kontroll över sin data. Ett sekretessavtal tecknas med en leverantör som får hela databaser innehållande företagsinformation, upparbetade kontakter, leads och befintliga kunder. Leverantören samkör dessa baser mot ett filter med korrekt data, lägger på nycklar så att alla företag identifieras nu och i framtiden. Filer formateras, kompletteras och viktig data flaggas i de fall viss data ska hanteras på ett speciellt sätt, exempelvis beroende på behörighet för användarna eller där viss data ska till olika källor i systemfloran.

Se till att data är pålitlig och att målgruppen uppdateras kontinuerligt
När all data har unika nycklar ser ni till att teckna avtal med den leverantör som kan leverera bäst data för er målgrupp. Med hänsyn till PuL och Marknadsföringslagen bör detta ske månadsvis, eller åtminstone kvartalsvis. En god kommunikation med leverantören ökar möjligheten att vara först när ny framtagen data kan levereras om just ert segment!

Hur gör vi med alla kontakter vi har själva?
Vanligtvis kan en leverantör hjälpa till med att ge förslag efter att databaserna skickats för påsyn. Man måste ta hänsyn till att en viktig kontakt kan ha fel titel i systemet, det förekommer felstavningar och det kan finnas flera personer på samma post. Allt detta måste hanteras, samköras och rensas både maskinellt och manuellt. En liten arbetsinsats ger ett rensat och fräscht register och målet är att all data är tillförlitlig.

Val av målgrupper
Leverantörer av e-postadresser till beslutsfattare arbetar på olika sätt vad gäller försäljning och insamling av data. DataDIA har egen Telemarketing och fokuserar på att samla namnen på de absolut viktigaste beslutsfattarna. Andra leverantörer skickar ut enkäter för uppdatering. Vissa säljer e-postadresser som får nyttjas fritt. I och med restriktiv försäljning och kontinuerlig uppdatering når DataDIA:s kunder cirka 96% av exempelvis alla ekonomiansvariga.

Det är väldigt viktigt att ha tydliga och precisa erbjudanden/budskap till rätt målgrupp. Resultatet är helt beroende av att den som läser budskapen känner igen sig i det som sägs. En IT-ansvarig bör exempelvis inte få erbjudanden om skrivarpapper. Ett tjänsteproducerande företag kanske inte skall tillfrågas om man vill ha ett stöd för logistik.

När registren är städade och fria från gammal data och när målgruppen är vald
Att skapa nyhetsbrev som regelbundet skickas ut och att ha en plan för utskick i kombination med uppföljning via exempelvis telemarketing ger fler affärer. Det krävs tid och engagemang och gärna erfarenhet. Det finns olika vägar att kommunicera. Ett är att informera marknaden regelbundet i syfte att skapa en grund för en framtida relation. Ett annat är att forma breven utifrån de aktiviteter som sker vid utskick. Exempelvis dela upp de grupper som varit intresserade av viss typ av länk för att ytterligare rikta in sitt budskap beroende på mottagarens intresse. En sista väg är att helt enkelt skicka ut sitt budskap och skriva dit ett rabatterat pris. Tyvärr används oftast det senaste alternativet, vilket är det minst lönsamma.

Oavsett om man frågor om intresse av att delta i seminarium eller att få tillstånd ett möte för ett personligt besök så finns mycket goda möjligheter förbättrade resultat vid uppföljning genom telemarketing.

Regler och lagar
Marknadsföringslagen innebär exempelvis att en länk skall finnas med om man inte vill ha mer information, så kallad optout. Adresskälla ska stå med vilket förklarar var ni har köpt adresserna. Det är alltid bra att även ha med en länk för optin. Vanligtvis är det en stark signal för intresse.

PuL är även den viktig att förstå. Det är inte lagligt att lagra personuppgifter om de inte regelbundet uppdateras. En stor risk, i de fall man inte uppdateras sin databas, är att man skickar e-brev till någon som begärt optout hos källan. I dessa fall jämställs utskick som att skicka till konsument vilket är olagligt. Självklart bör man avväga att inte skicka budskap för ofta till en och samma person och att forma sitt budskap på ett passande sätt .

Kostnader och avtal
Det finns många olika upplägg, vanligtvis fler än det finns leverantörer. Självklart beror det på befintlig datakvalitet, val av målgrupp och hur uppdateringsrutiner läggs upp. Även avtalstyperna varierar starkt. Löptider kan vara alltifrån månadsvis till årsavtal. Se över vilka förslag de olika leverantörerna har att erbjuda! Här finns mycket att spara om man finner rätt.
 
 
Vill du ha mer information?
 
Vill du ha mer information om DataDIA och deras produkter och tjänster, fyll i dina kontaktuppgifter i fälten till höger så kontaktar de dig.
 
En lista på övriga artiklar på vår hemsida hittar du här.
 
   
Relaterad produktinformation:
SamLogic MultiMailer  -  Gör det enkelt att underhålla e-postadresser

 
 
SamLogic