5 tips om varför du ska mejla dina kunder i semestertider

Sommar

Många gör uppehåll med sina nyhetsbrevsutskick under sommaren men det finns några skäl till varför det kan vara bra att mejla sina kunder även då många av dem har semester:

1. Avsändaradressens rykte stärks. Regelbundna utskick gör att din avsändaradress rykte stärks hos anti-skräppostfilter mm. Speciellt viktigt är detta om du gör utskick till nya e-postadresser och till e-postlistor som du inte använt på länge.

2. Studsfrekvensen förblir låg. Månatliga utskick gör att hanteringen av e-poststudsar fortlöper utan avbrott vilket gör att du kan bibehålla en låg studsfrekvens. Den bör helst inte överstiga 5%.

3. Fler autosvar. Eftersom många har semester så kommer du att få många autosvar och dessa kan bekräfta att e-postadresserna till viktiga kunder verkligen fungerar och att personen jobbar kvar.

4. Mer tid. Alla har inte semester under sommaren och många läser sina mejl även om de har semester. Gemensamt för dem är att de har mer tid att läsa mejlen i lugn och ro. Ett mejl som sammanfattar de viktigaste nyheterna i tidigare nyhetsbrev kan då vara bra att skicka ut.

5. Extra marknadsföring. Det är alltid viktigt att påminna sina kunder; och ett enkelt e-vykort där man önskar en trevlig sommar eller informerar om öppettider under sommaren räcker för att exponera företagsnamnet och påminna om företagets produkter/tjänster.

Mer utförlig information om varför det är bra att göra ett e-postutskick mitt i sommaren kan du läsa i följande blogginlägg, där vi även ger några tips om vad du kan skicka ut:

> Varför är det bra att göra ett e-postutskick mitt i sommaren?

Artiklar & tips för småföretag om GDPR, personuppgifter och personuppgiftsbiträdesavtal

I det här blogginlägget länkar vi till webbsidor som riktar sig till småföretagare och som innehåller information och tips om den nya dataskyddsförordningen (GDPR) som börjar gälla 25 maj 2018. Sidorna tar upp de vanligaste frågorna om GDPR, personuppgifter, personuppgiftsbiträdesavtal mm, med fokus på hur det påverkar mindre företag.

Logotype - DatainspektionenDatainspektionen: Allmän beskrivning av GDPR för småföretag
Datainspektionen har tagit fram ett PDF-dokument som ger en allmän beskrivning av vad små företag ska tänka på när de ska anpassa sin verksamhet till den nya dataskyddsförordningen (GDPR):
> Dataskydd – Bättre regler för små företag (PDF)

Visma Spcs: 8 artiklar om GDPR-relaterade frågor
Logotype - Visma SpcsFöretaget Visma Spcs har tagit fram flera informativa artiklar om GDPR som vänder sig till småföretag. Dessa artiklar ger bland annat svar på följande frågor:

1. GDPR – Vad är GDPR?
2. Påbörja anpassningen – Hur påverkar GDPR ditt företag?
3. Lagens krav – Vad måste göras?
4. 5 missuppfattningar om anställda och GDPR – Hur ska personuppgifter hanteras?
5. Föreningar och GDPR – Klarar din förening GDPR?
6. Personuppgiftsbiträdesavtal – Vad innebär det egentligen?
7. Ha koll på GDPR – Ja, varför ska du ha koll på GDPR?
8. GDPR-checklista – Har du gjort de anpassningar som krävs?

Du hittar länkar till artiklarna på följande webbsida:
> Småföretag: Så påverkar Dataskyddsförordningen (GDPR) er!

Björn Lundén Information: 11 frågor och svar om GDPR och personuppgifter
Logotype - Björn LundénPå webbsajten Björn Lundén Information hittar du svar till följande vanliga frågor om dataskyddsförordningen (GDPR):

1. Varför införs GDPR?
2. Är det tillåtet enligt dataskyddsförordningen (GDPR) att skicka fakturor via mejl?
3. Gäller den nya dataskyddsförordningen (GDPR) bara företag eller även privatpersoner?
4. Om en kund hävdar rätten att bli glömd enligt dataskyddsförordningen (GDPR) måste vi radera allt om den personen?
5. Kan man inte skicka lönespecifikationer med mejl då GDPR börjar gälla?
6. Vad innebär rätt till dataportabilitet?

Webbsajten förklarar även vad som menas med en personuppgift och vilka rättsliga grunder man kan använda sig av för att samla in personuppgifter. Några frågor som du får svar på är:

7. Vad är en personuppgift?
8. Vad är ”känsliga personuppgifter”?
9. När får du samla in personuppgifter?
10. Vilka är de viktigaste rättsliga grunderna som företag kan använda för att samla in personuppgifter?
11. Vad ska du informera om när du samlar in personuppgifter?

Du kan läsa svaren till frågorna ovan på de här två webbsidorna:
> Svar till frågorna 1-6: GDPR – 6 frågor och svar
> Svar till frågorna 7-11: GDPR – vad är en personuppgift?

Logotype - FöretagarnaFöretagarna: 47 vanliga frågor om GDPR
Under Företagarnas live-sändning tidigare i år om GDPR skickade Sveriges företagare in hundratals frågor, och på Företagarnas webbsida har 47 av de vanligaste frågorna besvarats av Företagarnas jurister. Några av frågorna som fått svar är:

1. Vad innefattar begreppet ”personuppgifter”?
2. Omfattas mitt kundklubbsregister av den nya lagstiftningen?
3. Omfattas kontokorts/Swish-betalningar av GDPR?
4. Hur ska jag hantera mitt kundregister som jag byggt upp fram t o m den 24 maj 2018, d.v.s. det som skapas via ordrar i min webbshop?
5. Måste kunden särskilt ge sitt samtycke eller klassas ett köp som samtycke?
6. Måste man ta bort tidigare registrerade uppgifter på gamla kunder/ leverantörer (i faktureringssystem ut till kund eller leverantörsuppgifter)?
7. Bokföringslagen som säger att jag ska spara bokföring på papper och digitalt i 7 år, står den över GDPR?
8. Skall uppgifter rensas bort på eget initiativ eller räcker det att jag har rutiner så att det kan ske när någon så begär?
9. Hur ska befintliga distributionslistor som företag byggt upp för deras nyhetsbrev eller andra utskick hanteras?
10. Får företag inte bygga upp kontaktlistor på kunder/leverantörer/nyckelkontakter inom privat och offentlig sektor för ev. nyhetsbrev, sporadiska nyhetsutskick, julhälsningar m.m?

Du hittar svaren till ovanstående 10 frågor och samt svaren till ytterligare 37 frågor på följande webbsida på Företagarnas hemsida:
> 47 vanliga frågor om GDPR

Se även
> Hur påverkar nya dataskyddsförordningen (GDPR) företag och organisationer?
> 20 tips & råd om GDPR avseende e-post och e-postmarknadsföring
> Vad använder Datainspektionen MultiMailer till?

20 tips & råd om GDPR avseende e-post och e-postmarknadsföring

Logotype - GDPRI detta blogginlägg hittar du länkar till webbsidor med tips och råd om den nya dataskyddsförordningen, även benämnd GDPR, som träder i kraft 25 maj 2018, med inriktning på e-post, e-postmarknadsföring, nyhetsbrev och e-postadresser.

Använder ni MultiMailer för era e-postutskick och för er e-postmarknadsföring så rekommenderar vi er att läsa blogginlägget nedan samt de tre artiklar som vi länkar till. Vi har själva använt denna information för att säkerställa att vårt e-postverktyg / nyhetsbrevsapplikation MultiMailer uppfyller de krav som dataskyddsförordningen (GDPR) ställer.

SWEDMA: Förbjuder GDPR e-postmarknadsföring?
Logotype - SWEDMASWEDMA (Swedish Data & Marketing Association) är en bransch- och intresseorganisation för företag som producerar eller använder sig av direkt eller interaktiv marknadsföring. De har tagit fram en bra och informationsrik FAQ-sida där du bl.a får svar på följande frågor:

1. Förbjuder GDPR e-postmarknadsföring?
2. Vilka grunder kan vi använda för att skicka reklam eller marknadskommunikation?
3. Måste vi be om samtycke för att fortsätta att kommunicera med våra befintliga kunder?
4. Kan vi bedriva försäljning mot individer som tidigare varit kunder men inte längre är det?
5. Vilken information måste finnas med vid försäljningstillfället?
6. Krävs aktiva samtycken från nya kunder?
7. Kan vi i utskick till våra kunder ha med bilagor från andra företag?

Du hittar svaren till frågorna ovan på följande webbsida hos SWEDMA:
> SWEDMA: FAQ om GDPR

Computer Sweden: 8 råd om GDPR och e-post
Logotype - Computer SwedenEU:s dataskyddsförordning (GDPR) gäller även för e-post. Och detta gäller oavsett om ni är ett företag, en myndighet, en idrottsklubb eller en ideell organisation. I en webbartikel på tidningen Computer Swedens webbsajt kan du läsa advokat David Frydlingers checklista med 8 råd om vad du ska tänka på för att uppfylla GDPR när det gäller hanteringen av e-post. Vi beskriver checklistan kortfattat här:

1. Upprätta interna policydokument avseende hantering av personuppgifter som innefattar hanteringen av e-post.
2. Gå igenom och specificera för vilka ändamål personuppgifter behandlas i e-post i organisationen.
3. Analysera vilken laglig grund som finns för behandlingen av personuppgifter i e-post, kopplat till de angivna ändamålen.
4. Implementera mekanismer för att uppfylla de registrerades rätt till information om vem som är så kallad personuppgiftsansvarig, varför uppgifterna behandlas, hur länge och så vidare.
5. Begränsa användningen av personuppgifter i e-post till vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamålen.
6. Tänk på vilka som behöver ta del av e-post som innehåller personuppgifter.
7. Inför tydliga rutiner för återkommande radering av e-post.
8. Inför lämpliga informationssäkerhetsåtgärder avseende e-posten.

Men för att se checklistan i sin helhet bör du läsa hela artikeln på IDG:s hemsida:
> Computer Sweden: GDPR ställer nya krav på e-posthantering – här är 8 tips

Datainspektionen: 5 rekommendationer om personuppgifter och e-post
Logotype - DatainspektionenDatainspektionen har mycket information om den nya dataskyddsförordningen (GDPR) på sin hemsida. I en av artiklarna på deras hemsida tar Datainspektionen upp hur personuppgifter i e-post ska hanteras för att vara förenlig med GDPR. De ger bl.a följande rekommendationer:

1. När ni mottagit och läst e-posten, bedöm om uppgifterna ska bevaras och var det i så fall ska ske för att uppfylla de krav som gäller för just dessa uppgifter.
2. Skicka inte känsliga personuppgifter i oskyddad e-post.
3. Informera på er hemsida i samband med e-postadressen hur ni behandlar personuppgifter eller länka därifrån till er integritetspolicy.
4. Om ni skickar svarsmejl eller autosvar, bifoga en standardtext där ni informerar den som skickat e-post om hur ni behandlar personuppgifter eller länka till en integritetspolicy på er webbplats.
5. Informera alla i er organisation om reglerna och rutinerna för hur ni behandlar personuppgifter i er organisation. Se också till att rutinerna hålls levande.

Den kompletta artikeln finns att läsa här:
> Datainspektionen: Hantera personuppgifter i e-post

Se även
> Hur påverkar GDPR e-postmarknadsföring och nyhetsbrevsutskick?
> Vad använder Datainspektionen MultiMailer till?
> SamLogic Software – Integritetspolicy

Varför är det bra att göra ett e-postutskick mitt i sommaren?

Sommar

Att göra ett e-postutskick till sina kunder mitt i sommaren kan vid första tanken låta som en dålig idé eftersom många har semester då och de kommer kanske inte att läsa mejlet. Men det finns faktiskt några fördelar med att göra ett utskick under sommaren:

Du riskerar inte att antal studsar blir för många pga långt uppehåll
Vi har i tidigare nyhetsbrev förklarat varför det numera är så viktigt att man underhåller sina utskickslistor så att man undviker att få för många e-poststudsar per utskick. I MultiMailer finns det funktioner som hanterar e-poststudsar automatiskt och genom att du gör ett extra utskick under sommaren så kan MultiMailer spärra de e-postadresser som inte fungerar, och du får då färre e-poststudsar när du skickar ut ditt ordinarie nyhetsbrev efter sommaren.

Det kan vara extra viktigt med sommarutskick om du skickar ut sällan!
Skickar du ut nyhetsbrev, eller andra typer av mejl, väldigt sällan så kan det vara extra viktigt att skicka ut något under sommaren. Ju längre tid det går mellan utskicken, desto fler e-postadresser kommer att studsa när det väl är dags att skicka ut något.

Sommaren är även en bra tid att uppdatera utskickslistorna
Om du har tid över så kan sommaren vara en bra tid att gå igenom de e-postadresser som studsat för att se att det inte är e-postadresser till några viktiga kunder som slutat att fungera. I många fall kan du hitta korrekta e-postadresser till dessa kunder direkt via internet, men i de fall det inte går så kan du notera de felaktiga e-postadresserna och försöka spåra upp kunderna vid ett senare tillfälle (t.ex via telefon).

Dra nytta av autosvaren
Ibland kan en e-postadress vara övergiven men ändå inte generera en studs. Men får du ett autosvar under sommaren från denna e-postadress där kunden berättar att han/hon är på semester, så vet du att e-postadressen är aktiv. Tillhör e-postadressen en viktig kund kan du notera detta.
Det kan även finnas annan information i autosvaren som du kan ha nytta av. Inte bara under sommaren utan året runt. Det händer ju att folk slutar sin anställning eller byter e-postadress på företaget och i ett autosvar kan du ibland se denna information. Har du tur så kan du få förslag på en ny kontaktperson (och e-postadress) att mejla till i de fall som kunden slutat på företaget.

Sedan finns det de som har mer tid att läsa nyhetsbrev på sommaren
När det inte är sommar så har många fullt upp hela dagarna. De hinner kanske inte läsa alla nyhetsbrev så noga. Men på sommaren kan de ha mer tid över pga lugnare arbetstempo och kan då ägna mer tid till nyhetsbrev mm. Dessutom läser väldigt många sin arbetsmejl även på sin ”fritid” så även om folk har semester så kollar många sina mejl. Till och med om de har autosvar aktiverat.

Extra marknadsföring
Förutom ovanstående fördelar så är det alltid en bra marknadsföringsåtgärd att ”påminna” kunderna om ditt företagsnamn även om de inte behöver dina produkter eller tjänster just då.

Några förslag på vad du kan skicka ut under sommaren
Att ta fram ett ordinarie nyhetsbrev för att göra ett sådant här sommarutskick är ofta inte nödvändigt utan det kan räcka med ett enklare mejl. Innehållet kan t.ex vara länkar till tidigare nyhetsbrev under året. Eller en sommartävling. Eller ett sommarerbjudande. Eller ett e-vykort med något av följande innehåll:

  • du önskar dina kunder trevlig midsommar
  • du tackar dina kunder för gott samarbete och meddelar att du nu går på semester
  • du informerar vem dina kunder kan kontakta när du är på semester
  • dina öppettider under sommaren
  • du tipsar om en speciellt läsvärd artikel eller en sommarkampanj
  • du meddelar att du är tillbaka från semestern och att ordinarie öppettider gäller

Topplista: De 10 mest populära och använda e-postklienterna

Nedanstående topplista visar de mest populära och använda e-postklienterna i januari 2015 och visar att nästan 50% av e-mejlen har öppnats med en Apple-enhet. Man kan även se att när det gäller hur man öppnar sina mejl så har de mobila enheterna tagit över helt och att endast 9% öppnar sina mejl med Microsoft Outlook, det e-postprogram som för bara några år sedan var den mest använda applikationen för att läsa e-post.

10 mest använda e-postklienterna
1. Apple iPhone(27%)
2. Gmail (17%)
3. Apple iPad (12%)
4. Microsoft Outlook (9%)
5. Apple Mail (8%)
6. Google Android (7%)
7. Outlook.com (5%)
8. Yahoo! Mail (4%)
9. Windows Live Mail (2%)
10. AOL Mail (1%)

Den här topplistan för de mest populära webbaserade, skrivbords- och mobila e-postklienterna har sammanställts av det amerikanska företaget Litmus under perioden 1 januari 2015 till 1 februari 2015 då man analyserat över 1 miljard e-mejl som öppnats över hela världen.

För att kunna registrera vilken e-postklient som öppnar ett mejl så krävs att bilder visas i e-postklienten. Detta gör att siffrorna är ungefärliga eftersom automatisk blockering av bilder kan vara aktiverad i e-postklienten.

Du kan läsa mer här: http://emailclientmarketshare.com/

Jämförelser med tidigare år
Om du vill jämföra med tidigare år så kan du titta på dessa blogginlägg med statistik som vi publicerat år 2011 och 2012:
> Nyhetsbrev öppnas allt oftare i en smarttelefon eller pekplatta (2012-10-17)
> Undersökning – Mest använda e-postläsarna (2011-09-08)

Viktigt att veta när man skickar nyhetsbrev till Outlook.com, Gmail och Yahoo!

Idag är det vanligt att folk har mer än en e-postadress, och åtminstone en av dessa brukar vara en e-postadress som tillhandahålls av ett webbaserat system. De tre största webbaserade systemen för e-post är Outlook.com (fd Hotmail), Gmail och Yahoo!. Att använda webbmejl ger många fördelar, exempelvis dessa:

  • Tillgänglighet – Nyhetsbreven lagras på en e-postserver så man kan läsa dem överallt
  • Underhållsfritt – Man behöver inte uppdatera någon programvara
  • Billigt – De flesta webbmejltjänster är gratis
  • Enkelt – Det är lätt att skaffa en egen e-postadress
  • Anonymitet – Man kan vara anonym

När du skickar ut dina nyhetsbrev till kunder som har webbaserade e-postadresser så är det en del saker som du måste tänka på. I denna artikel tar vi upp de viktigaste sakerna:

> Att skicka nyhetsbrev / e-post till Outlook.com, Gmail och Yahoo!

Se även
> Hotmail läggs ned – Outlook ersätter
> En jämförelse av Outlook.com och Hotmail

Vilket bildformat är bäst för nyhetsbrev?

JPEG / PNG / GIFIdag finns det många olika bildformat att välja mellan till bilder. T.ex BMP, TIFF, EPS, JPEG, PNG och GIF. Bildformaten är ofta anpassade för att användas under vissa specifika sammanhang, och använder man fel bildformat i fel sammanhang så blir resultatet ofta inte bra. Så det är viktigt att man väljer ett format som är anpassat för den miljö och det sammanhang som man tänker använda bilden i. Men vilket bildformat är bäst för e-post / elektroniska nyhetsbrev?

Ny artikel
Vi har publicerat en ny artikel på vår svenska webbsajt som ger svar på denna fråga. Bl.a förklarar vi vad som är för- och nackdelar med olika bildformat. Artikeln finns att läsa vid nedanstående länk, och skickar du ut nyhetsbrev med vårt verktyg MultiMailer (eller med ett annat nyhetsbrevsverktyg) så rekommenderar vi er att läsa denna artikel då den innehåller mycket nyttig information:

> Vilket bildformat är bäst för e-post: JPEG, GIF eller PNG?

E-postmarknadsföring vs Facebook, vilket är bäst?

Svaret kan du få direkt: e-postmarknadsföring. Det skriver Linda Bustos – en ledande marknadsföringsexpert på bloggen Get Elastic.

Men det finns ett marknadsföringsvärde i både e-postmarknadsföring och Facebook (och andra sociala nätverk), men inte samma, skriver hon också.

Jämförelse sociala nätverk vs e-postmarknadsföring
Här är några nackdelar med marknadsföring via sociala nätverk jämfört med e-postmarknadsföring:

  • Sociala nätverk är i första hand inte till för marknadsföring.
  • Det är svårare att synas i sociala nätverk.
  • Prenumererar man på ett nyhetsbrev från ett företag så förväntar man sig att få olika erbjudanden. Det gör man inte om man ”gillar” eller ”följer” en sida på Facebook m fl.
  • Folk går i regel noga igenom sin inkorg och kommer bara nyhetsbrevet fram dit så blir i alla fall ämnesraden ofta läst.
  • Du kan helt fritt utforma erbjudandena i dina nyhetsbrev, både när det gäller design och omfattning. I sociala nätverk som Facebook måste du arbeta efter de strikta ramar som webbsajten satt upp.
  • Sociala nätverk saknar bra möjligheter för selekterad marknadsföring. Visserligen sker en viss anpassning av annonser efter folks intressen, men dina möjligheter att påverka vem som ser vad är ofta små.
  • Har man ett bra e-postverktyg kan man filtrera ut olika mottagargrupper på ett enkelt sätt och göra selekterade utskick.
  • Sociala nätverk saknar bra möjligheter för uppföljning.
  • En av e-postmarknadsföringens största fördelar är att det går att mäta resultat i realtid med väldigt detaljerad statistik. Webbsajter för sociala nätverk brukar sakna bra sådana verktyg.
  • Det är svårt att få ett personligt anpassat erbjudande i sociala nätverk.
  • Med e-post kan du skapa helt personliga texter anpassade efter varje enskild mottagare.

Det är också lättare att få en nyhetsbrevsläsare att börja följa dig i de sociala nätverken än tvärtom.

Med allt ovan i åtanke så innebär det inte att man ska skippa marknadsföring via sociala nätverk för det finns viktiga fördelar också:

  • Facebook- och Twitter-konton byts inte ut i samma omfattning som e-postadresser.
  • Det är lättare att sprida ett marknadsföringsbudskap till ”vänners vänner” i sociala nätverk.

Bäst effekt får man genom att använda e-postmarknadsföring och sociala nätverk i en kombination tillsammans. I nyhetsbrevsverktyget SamLogic MultiMailer 2014 finns det stöd för hantering av sociala nätverk, vilket möjliggör en väldigt effektiv samverkan mellan nyhetsbrev och sociala nätverk som Facebook och Twitter.

Relaterad information
> Engelsk originalartikel: Email vs. Facebook: Which Is More Valuable to Marketers?
> Infograf: Email vs Social Media Marketing
> Produktsida: MultiMailer 2014 – skapar & skickar ut personliga nyhetsbrev via e-post
> Video: MultiMailer – lättanvänt program för e-postmarknadsföring & e-postutskick

Hälften av alla nyhetsbrev öppnas på en mobil enhet

Allt fler öppnar sina nyhetsbrev på mobila enheter. Enligt en undersökning gjord av Experian Marketing Services så öppnas hälften av all epost enbart på en mobil enhet. Som jämförelse så öppnas 23 procent i epostklienter och 23% i webbklienter.

Viktigt att använda rätt e-postverktyg
Det här betyder att det blir allt viktigare att du använder ett epostverktyg som är anpassat för att ta fram nyhetsbrev som visas korrekt på mobila enheter. Epostverktyget SamLogic MultiMailer 2013 är anpassat för just detta. I MultiMailer ingår både en lokal skrivbordsbaserad editor och en molnbaserad editor som kan användas för dessa ändamål. Molneditorn kan användas via en webbläsare medan den skrivbordsbaserade editorn körs på traditionellt vis direkt i datorn (dvs ett vanligt Windows-program).

Det finns också en del saker att tänka på när man ska utforma nyhetsbrev som ska läsas på mobila enheter och i den här artikeln på vår webbsajt har vi sammanställt en del tips.

Relaterad information
> Ny svensk molnbaserad HTML-editor för nyhetsbrev
> Mobil e-post – att skapa nyhetsbrev för en mobiltelefon och smarttelefon
> Nyhetsbrev öppnas allt oftare i en smarttelefon eller pekplatta
> Hela undersökningen: ”Quarterly Email Benchmark Study Q2 2013” (PDF)

Hur man lyckas med sin e-postmarknadsföring

I denna video från Webbdagarna i Stockholm 2014 ser ni Kyle Lacy från företaget ExactTarget föreläsa om hur man ska bära sig åt för att lyckas med sin e-postmarknadsföring. En intressant video som är värd att ses om ni arbetar med e-postmarknadsföring:

Videon kan startas via Internetworlds webbsajt:
> Så lyckas du med din e-postmarknadsföring

Se även
Vi rekommenderar er även att läsa dessa relaterade artiklar (PDF-dokument) på vår sajt som tar upp marknadsföring och försäljning via e-post:
> Så gör du för att marknadsföra och sälja med nyhetsbrev
> Så gör du för att skapa nyhetsbrev som ökar din försäljning