Stavningskontroll i MultiMailer 2020

Symbol - StavningskontrollEn nyhet i SamLogic MultiMailer 2020 är att det nu ingår inbyggd stavningskontroll i e-postverktyget. Med hjälp av stavningskontrollen i MultiMailer kan du snabbt och enkelt se om det finns några felstavade ord i texten till ditt nyhetsbrev / e‑postmeddelande.

Felstavade ord visas med en röd vågig understrykning i mejltexten. Bilden nedan visar ett exempel på hur det kan se ut. I bilden är orden ”ordd” och ”felstaavat” felstavade, vilket visas med en röd understrykning.

Två felstavade ord

Du aktiverar och stänger av stavningskontrollen via en kryssruta längst till höger i knappraden i fliken Nyhetsbrev i MultiMailer.

Inställning för stavningskontroll

Därför är det viktigt att texten i nyhetsbrev är rättstavad
Även om du har ett snyggt nyhetsbrev med en professionell design så kan några felstavade ord i brevet försämra läsarens intryck av nyhetsbrevet och av ditt företag. Upprepas detta så kan det i värsta fall sluta med att folk inte längre läser ditt nyhetsbrev. Felstavningar gör ett slarvigt intryck och denna uppfattning kan lätt överföras till att gälla hela företaget (även om det inte är sant). För att förhindra att det sker så är det en bra idé att alltid stavningskontrollera nyhetsbrevet samt låta en/flera personer korrekturläsa nyhetsbrevet innan du skickar ut det.

MultiMailer har stöd för Unicode och därmed världens alla språk

Med e-postverktyget MultiMailer kan du skapa och skicka ut nyhetsbrev på världens alla språk. MultiMailer finns i en svensk och en engelsk programversion, men de nyhetsbrev som du skapar kan vara på vilket språk som helst och använda vilka skrivtecken som helst eftersom MultiMailer stöder teckensystemet Unicode (UTF-8). Det innebär att du kan skicka ut nyhetsbrev på exempelvis kinesiska, japanska, koreanska, thailändska, ryska, arabiska, hebreiska osv, och det kommer att se korrekt ut hos mottagarna. Givetvis stöds även de nordiska språken samt språk som engelska, tyska, franska, spanska, portugisiska, italienska, polska, grekiska, tjeckiska, serbiska osv.

Nyhetsbrev på thailändska
I bilden ovan visas ett thailändskt nyhetsbrev inladdad i MultiMailer.

Unicode
Unicode är en standard som hanterar alla tecken som finns i världens alla skriftsystem. Det som är bra med Unicode är att samtliga tecken kan visas oavsett vilket språk eller land som enhetens operativsystem är inställd på. Så är ju inte fallet om du använder ett språkspecifikt teckensystem, då måste ju mottagaren ha detta teckensystem installerad, annars kan inte tecknen visas korrekt. Men med Unicode slipper du detta problem.

MultiMailer använder alltid Unicode (UTF-8)
MultiMailer använder alltid teckensystemet Unicode (UTF-8) för texter. Du behöver alltså inte göra någon speciell inställning för detta utan du kan börja skriva texter på valfritt språk direkt. Vid behov kan du dock behöva ändra språk för registreringsformulär mm.

Arabisk text i Sverige
Om du exempelvis vill ta fram ett nyhetsbrev på arabiska och vill skicka det till e-postmottagare i både Sverige och i arabländer så är det möjligt med MultiMailer. Texten kommer att visas med arabiska skrivtecken och även bli högerställd istället för vänsterställd hos mottagarna.

Även avsändarens namn har fullt stöd för Unicode
Förutom att du kan skapa ett nyhetsbrev i Unicode så kan du även utnyttja tecken ur Unicode-systemet till avsändarens namn. Så du kan skriva in ett avsändarnamn på t.ex kinesiska, arabiska eller thailändska. Det kommer att se korrekt ut hos mottagarna, oavsett vilken språkversion deras operativsystem har.

Se även
> Registreringsformulär för nyhetsbrev på olika språk

Registreringsformulär för nyhetsbrev på olika språk

Till nyhetsbrevsverktyget MultiMailer finns det färdiga registreringsformulär på Internet som kan användas för att hantera nyhetsbrevsprenumerationer, avregistreringar och byten av e-postadresser. De färdiga webbformulären finns på olika språk. Alla nordiska språk stöds samt engelska, tyska, spanska och serbiska.

Formulär

Du kan komma åt de olika språkversionerna av registreringsformulären på olika sätt. Bland annat direkt i MultiMailer, där du väljer språk snabbt och enkelt via en listruta:

Lista - språk

Ovanstående bestämmer bland annat vilket språk som avregistreringsformuläret och adressbytesformuläret som öppnas via länkar i nyhetsbrevet visas i. Ovanstående val påverkar också vilket språk som används av t.ex nyhetsbrevsguiden i MultiMailer (exempelvis språk för hälsningsfraser).

Om du vill använda MultiMailers webbformulär på din egen webbsajt (eller länka till formulären från en sajt) så kan du istället köra ett separat verktyg som du kan använda för att välja rätt språkversion av MultiMailers registreringsformulär.

Så byter du språk för avregistreringsformuläret / adressbytesformuläret i MultiMailer
För att byta språk för ett avregistreringsformulär eller ett adressbytesformulär som samverkar med ett nyhetsbrev som skickas ut med MultiMailer så gör du på följande sätt:

1. Starta MultiMailer.
2. Välj menyalternativet Inställningar – Alternativ.
3. Klicka på knappen Språk.
4. Via listrutan Språk väljer du vilket språk du vill använda dig av.
5. Klicka på OK för att stänga dialogrutan.

Dialogruta - språk

I bilden ovan har spanska valts som språk.

Se även
> MultiMailer har stöd för Unicode och därmed världens alla språk

Översiktsrapport i MultiMailer

Efter ett genomfört e-postutskick med MultiMailer så kan du skapa en överskådlig översiktstrapport som visar hur utskicket gått. Rapporten visar bl.a information om antal skickade nyhetsbrev, antal öppnade nyhetsbrev och antal klickade länkar. Rapporten ger dig även en lista på vilka kontakter som klickat på vilka länkar.

Översiktsrapport

Rapporten skapas i ett Excel-kompatibelt format och kan öppnas med Microsoft Excel eller annat kompatibelt program. Saknar du ett sådant program så kan du även spara rapporten i OneDrive eller Dropbox – då kan du titta på rapporten via en webbläsare.

Du skapar en översiktsrapport genom att markera ett e-postutskick i listan i fliken Statistik, och sedan väljer du menyalternativet Skapa översiktsrapport i menyn Statistik. Då visas följande dialogruta:

Skapa översiktsrapport

Där klickar du på knappen Skapa rapport för att skapa översiktsrapporten.

Mer information och en rapportbild i full storlek finns tillgänglig på denna sida.

Så markerar du poster med en specifik text i mailinglistor i MultiMailer

I detta blogginlägg visade vi hur du söker efter texter i en mailinglista i MultiMailer. En alternativ metod – som är speciellt användbar om du vet att texten förekommer fler gånger i mailinglistan – är att använda någon av markeringsfunktionerna i MultiMailer.

Funktionerna finns inte för alla fält i MultiMailer, men finns bl.a för företag, ort, land och domännamn i e-postadresser. Du kommer åt funktionerna genom att öppna menyn Redigera och sedan välja menyalternativet Fler markeringsalternativ.

Vill du exempelvis markera alla med ett visst företagsnamn så väljer du markeringsalternativet Markera efter företagsnamn i undermenyn som visas.

Meny

Nu öppnas en dialogruta, och där skriver du in en söktext i inmatningsrutan som visas.

Dialogruta

Beroende på hur texten ska genomsökas i företagsfältet kan du skriva in texten i inmatningsfältet på tre olika sätt:

1 – Exakt sökning
Med exakt sökning menas att texten måste stämma överens exakt för att hittas. Så skriver du t.ex Ericsson AB i inmatningsfältet så kommer enbart poster där det står Ericsson AB att markeras. Poster där det står t.ex Ericsson, LM Ericsson eller Ericsson Network Services hittas inte.

Dialogruta - Söktext 1

2 – Företagsnamnet måste börja med denna text
Om du vill markera alla företagsnamn som börjar med en viss text, t.ex Ericsson, så skriver du in texten med en stjärna efter sista bokstaven. Dvs så här: Ericsson*. Se även bilden nedan:

Dialogruta - Söktext 2

I detta fall kommer företagsnamn som Ericsson, Ericsson AB och Ericsson Network Services att markeras. Men inte LM Ericsson.

3 – Texten måste ingå någonstans i företagsnamnet
Om du vill markera alla företagsnamn där en viss text ingår någonstans i företagsnamnet så skriver du in texten med två stjärnor efter. Dvs så här: Ericsson**. Se även bilden nedan:

Dialogruta - Söktext 3

I detta fall kommer företagsnamn som Ericsson, Ericsson AB, Ericsson Network Services och LM Ericsson att markeras. Så oavsett var i företagsnamnet Ericsson finns, kommer posten att markeras.

Alla Markera efter-funktioner fungerar på samma sätt som beskrivits ovan.

Se även
> Så söker du efter texter i mailinglistor i MultiMailer
> Så skickar du ett nyhetsbrev till alla med samma domännamn
> Så hanterar du markeringar i mailinglistan med tangentbordet

Så söker du efter texter i mailinglistor i MultiMailer

Om du har stora mailinglistor så kan det vara tidskrävande att manuellt hitta en specifik text, t.ex ett företagsnamn. Då kan det vara bra att använda MultiMailers sökfunktion för detta.

Du kan använda MultiMailers sökfunktion genom att välja menyalternativet Sök i Redigera-menyn eller trycka ned tangentbordskombination CTRL F (när du har fliken Mailinglista framme). Då visas följande dialogruta:

Bild 1

Där kan du skriva in den text du vill söka efter vid inmatningsfältet Sök efter. Vid Sök-fält anger du vilken kolumn (vilket fält) i mailinglistan som du vill genomsöka och vid Matcha anger du hur du vill att sökningen i ett fält ska gå till.

När du angett den text och de inställningar som du vill använda dig av, trycker du på knappen Sök för att påbörja sökningen.

Om MultiMailer hittar texten du söker efter kommer den raden i mailinglistan att markeras av MultiMailer. Om texten inte hittas, visas ett informationsmeddelande.

Ibland kan samma text förekomma fler gånger i en mailinglista. Vill du söka efter nästa förekomst av samma ord så kan du trycka ned tangenten F3.

Se även
> Så markerar du poster med en specifik text i mailinglistor i MultiMailer

Så använder du MultiMailer-funktionen ’Skicka ett testmeddelande’

Innan du skickar ut ditt nyhetsbrev till dina kontakter i mailinglistan i MultiMailer så kan det vara bra att göra ett testutskick av nyhetsbrevet. Förutom att skicka nyhetsbrevet till din vanliga e-postadress så bör du även skicka nyhetsbrevet till andra e-postklienter (t.ex till en Gmail-adress, till Outlook, till en iPhone-telefon osv) för att se att de alla visar ditt nyhetsbrev korrekt.

Du kan göra ett sådant testutskick på olika sätt. I detta blogginlägg visar vi hur du använder funktionen Skicka ett testmeddelande i MultiMailer för att göra testutskick.

Skicka ett testmeddelande
Om du väljer menyalternativet Arkiv – Skicka ett testmeddelande eller trycker ned tangenterna Ctrl T så visas dialogrutan Skicka ett testmeddelande. Dvs denna:

Dialogrutan 'Skicka ett testmeddelande'

Via denna dialogruta kan du göra ett testutskick av det nyhetsbrev som är öppnat i MultiMailer. Vid inmatningsfältet E-postadress skriver du in den e-postadress som nyhetsbrevet ska skickas till. Vill du återanvända en tidigare inskriven e-postadress så kan du klicka på pil ned till höger om inmatningsfältet och välja en tidigare e-postadress ur listan som visas. De 8 senast använda e-postadresserna lagras i listan. Tryck på F1-tangenten för att få mer hjälp om hur listan fungerar.

I inmatningsfältet Namn skriver du in ett namn som ska användas med e-postmeddelandet. Detta namn används tillsammans med e-postadressen i e-postmeddelandets Till-fält. Användning av detta inmatningsfält är frivilligt, så om du vill kan du utelämna namnet.

SkickaFör att skicka iväg nyhetsbrevet så klickar du på knappen Skicka nere till vänster i dialogrutan. Nyhetsbrevet skickas då till angiven e-postadress.

Observera att mejl som skickas via funktionen Skicka ett testmeddelande inte lagras i statistiklistan i fliken Statistik.

Så kan du lägga till ett temporärt prefix/suffix till ämnesraden
Om man skickar upprepade testmejl så blir det snabbt väldigt många mejl som hamnar i inkorgen och det kan då bli svårt att hålla isär de olika versionerna av testmejlen. Ibland anländer inte mejlen ens i kronologisk ordning utan temporära fördröjningar kan göra att mejlen anländer i fel tidsordning.

I MultiMailer kan man lösa detta problem genom att använda en funktion som lägger till ett temporärt prefix eller suffix till ämnesraden i samband med testutskick. Ett prefix är text som läggs före ordinarie ämnesrad och ett suffix är text som läggs efter ordinarie ämnesrad. Texten läggs bara in i samband med testutskick via dialogrutan Skicka ett testmeddelande. Ordinarie ämnesrad i nyhetsbrevet påverkas inte.

Om du vill aktivera denna funktion så trycker du ned tangenterna CTRL Ä (eller CTRL +) i dialogrutan Skicka ett testmeddelande. Efter aktivering ser dialogrutan då ut så här:

Dialogrutan 'Skicka ett testmeddelande' - Med prefix/suffix

När du aktiverar funktionen så visas en ram som heter Ämne i dialogrutan. Inom denna ram anger du om ett prefix eller ett suffix ska användas (Före ämnesrad = Prefix, Efter ämnesrad = Suffix) samt skriver in den text som ska användas till prefixet/suffixet.

Det prefix eller suffix som du anger läggs alltid in inom hakparenteser. Så om t.ex ordinarie ämnesrad är ”Detta är en ämnesrad” och du angett ett prefix med texten ”TEST”, då blir den kompletta ämnesraden:

[TEST] Detta är en ämnesrad

Fler exempel
Här nedan finns finns fler exempel på hur man kan använda temporära prefix och suffix till ämnesrader i samband med testutskick via MultiMailer:

Exempel 1: [GRANSKA] Detta är ordinarie ämnesrad
Exempel 2: Detta är ordinarie ämnesrad [VERSION 3]

Exempel 1 visar hur man kan använda temporära prefix när man vill att andra ska granska ens nyhetsbrev och exempel 2 visar man kan göra när man skickar flera versioner av sitt nyhetsbrev och vill skilja på de olika versionerna.

Se även
> Datafält i prefix/suffix i ämnesraden (för testmeddelanden)

Datafält i prefix/suffix i ämnesraden (för testmeddelanden)

I detta blogginlägg så beskriver vi hur man kan använda funktionen/dialogrutan Arkiv – Skicka ett testmeddelande i MultiMailer för att göra testutskick av nyhetsbrev. Bland annat beskriver vi hur man kan lägga till ett temporärt prefix eller suffix till den ordinarie ämnesraden. I detta blogginlägg ska vi ge lite mer tips om hur man kan använda temporära prefix och suffix i samband med testutskick.

Vi beskrev i det andra blogginlägget hur man skriver in text manuellt som hamnar antingen före eller efter den ordinarie ämnesraden. Men man kan även använda MultiMailers datafält här, så att vissa texter läggs in automatiskt i prefixet eller suffixet. Exempelvis datum och klockslag.

Skriver du exempelvis in texten Korrektur: [$Datum] [$Klockslag] i inmatningsfältet i ramen Ämne (se även bilden nedan)

Dialogrutan 'Skicka ett testmeddelande' - Med datafält

så kommer den slutgiltiga ämnesraden att se ut ungefär så här i mottagarens e-postklient:

Detta är en ämnesrad [Korrektur: 2019-04-05 14:32]

Texten ”Detta är en ämnesrad” är den ordinarie ämnesraden. Nedan kan du se hur det exempelvis ser ut i Microsoft Outlook:

Testmeddelande

Se även
> Så använder du MultiMailer-funktionen ‘Skicka ett testmeddelande’

Vad betyder de grafiska symbolerna i MultiMailers listor?

När du använder e-postverktyget MultiMailer så har du kanske märkt att det ibland visas grafiska symboler längst till vänster i MultiMailers mailinglista. Det visas även grafiska symboler i listorna som hanterar e-poststudsar, registreringar, avregistreringar och adressbyten.

Beroende på vilken operation som du gör så kan olika symboler visas för samma post i en lista. Om du t.ex skickar ut ett nyhetsbrev till en kontakt i mailinglistan så visas det en brevsymbol () för den kontakten. Om kontakten öppnar nyhetsbrevet så visas en brevsymbol med en grön bock (), och om kontakten klickar på en länk i nyhetsbrevet så visas istället en länksymbol ().

Här nedan så förklarar vi vad de olika grafiska symbolerna, som ibland visas i MultiMailers listor, betyder:

Se även
> Varför blir det ibland ett orange kryss vid vissa e-postadresser?

Varför blir det ibland ett orange kryss vid vissa e-postadresser?

Om du i samband med utskick med e-postverktyget MultiMailer ser ett orange kryss () till vänster om en e-postadress (i fliken Mailinglista eller fliken Skickade), så betyder det att denna e-postadress studsat nyligen. Då det sällan är någon idé att skicka ett mejl på nytt till samma e-postadress inom ett par veckor, så spärrar vi den temporärt i 14 dagar. När 14 dagar har gått så upphävs spärren automatiskt.

Tvåveckorsspärren minskar även risken för att antispamfilter reagerar negativt, för om en e-postadress studsar flera gånger på kort tid vid utskick från samma avsändare, då kan vissa antispamfilter börja se avsändaren som en spamkälla och blockera den temporärt eller permanent. Det riskerar alltså att även påverka leveransbarheten till e-postadresser som faktiskt fungerar. Därför är det viktigt att vänta ett tag innan man skickar på nytt till en e-postadress som nyligen studsat.

Se även
> Vad betyder de grafiska symbolerna i MultiMailers listor?
> Nyhetsbrev Nr 10/2016 – Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar?