Viktigt att veta vid e-postutskick till privatpersoner, skolor och kommuner

Om du skickar ut många mejl till samma domän på väldigt kort tid så finns det en risk att deras antispamfilter reagerar negativt och klassar ditt mejl som skräppost. I värsta fall kan din avsändardomän bli spärrad.

Detta gäller bl.a kommuner, skolor, myndigheter och stora företag
Om du skickar mejl till flera olika personer inom samma kommun, skola, myndighet eller ett stort företag på kort tid, så finns det risk att antal mejl per tidsperiod blir för många för deras antispamfilter och dina mejl börjar filtreras bort.

Men gäller även privatpersoner
Detta gäller även om du gör utskick till privatpersoner med Telia-, COM HEM-, Tele2-epostadresser mm. Eller till personer med Gmail-, Hotmail-, Outlook-epostadresser osv. Skickar du för många mejl under en viss tidsperiod till varje enskild domän, så kan deras antispamfilter reagera negativt och börja filtrera bort dina mejl.

I värsta fall kan avsändardomänen bli blockerad
Steg 1 för antispamfiltren är att filtrera bort mejlen så att de t.ex hamnar i en skräppostmapp. Men vill det sig riktigt illa så kan även avsändardomänen bli helt blockerad. Då kommer inte mejlen fram alls. Och detta gäller inte bara aktuellt e-postutskick utan kan gälla även kommande utskick.

StopSå märker du om du blivit blockerad
Om det plötsligt börjar studsa mycket från samma domän och i princip samtliga e-postadresser ger en studs, fastän de alla fungerat bra innan, då har du sannolikt blivit blockerad. Ibland ser du i klartext i studsens felmeddelande att du blivit blockerad. I andra fall så kan du göra det antagandet om felmeddelandet är väldigt allmänt och berör i stort sett samtliga e-postadresser.

Så här kommer du runt problemet
Det finns två metoder som kan hjälpa dig att komma runt ovanstående problem:

1. undvik att skicka till en domän i taget utan försök att ha blandade domäner i din utskickslista
2. sänk utskickshastigheten genom att använda dig av MultiMailers paushantering

1. Blandade domäner i din utskickslista
Om det nyhetsbrev som du ska skicka ut ser likadant ut för alla bör du alltid skicka till en utskickslista som består av blandade domäner istället för att skicka till en domän i taget. Du får då en naturlig paus mellan mottagare av samma domännamn eftersom det förflyter en längre tid innan samma domän får ett nytt mejl från dig. Detta minskar risken för att antispamfiltren reagerar negativt.

2. Sänk utskickshastigheten genom att använda dig av MultiMailers paushantering
MultiMailer kan göra e-postutskick med en ganska hög utskickshastighet, men det lämpar sig bäst för om din utskickslista har en stor blandning av domäner och det inte finns så många e-postadresser per domän i utskickslistan. Om det däremot finns många e-postadresser tillhörande samma domän så kan det vara en bra idé att sänka utskickshastigheten genom att aktivera paushanteringen i MultiMailer. I detta blogginlägg beskriver vi hur du aktiverar MultiMailers paushantering.

Så här ser du om du har många e-postadresser som tillhör samma domän
Det kan vara svårt att med blotta ögat bedöma hur många e-postadresser som har samma domän i en utskickslista. Det finns därför ett verktyg i MultiMailer som gör en analys av aktuell utskickslista och ger dig statistik om antal och andel domäner i listan.

Statistik om domäner

Du öppnar verktyget genom att välja menyalternativet Mailinglista: Statistik om domäner i menyn Verktyg i MultiMailer.

När finns det ”för många” e-postadresser av samma domän?
Har du en förekomst mellan 5-9% för en enskild domän i en utskickslista med mer än 300 mottagare så bör du överväga att vidta motåtgärder, t.ex genom att aktivera paushanteringen i MultiMailer. Är förekomsten över 10% så bör du definitivt vidta motåtgärder. Och ju fler e-postadresser du ska skicka till desto viktigare är det.

Glöm inte att noggrant bevaka studsnivån
Gränserna för vad som ses som acceptabelt kan ändras med tiden. Dessutom skiftar det mellan olika antispamfilter. Du bör därför noggrant bevaka andelen studsar för varje domän och se om det inträffar något oväntat här. Om så är fallet kan du vid nästa utskick prova att öka pausen.

Om du skulle råka bli spärrad av en domän
Ibland kan det räcka med att vänta en tid, tills spärren upphör. Men om det inte sker och du är en välkänd avsändare/leverantör för mottagarna, så kan du ofta kontakta den IT-ansvarige hos dem och den vägen få spärren upphävd. De IT-ansvariga är väl medvetna om att filtren inte är perfekta och ibland även spärrar seriösa avsändare. Därför går det ofta bra att kontakta dem. I vissa fall kan de lägga in din avsändardomän i en sk ”white list” (en lista med godkända avsändare).

Se även
> Så aktiverar du MultiMailers paushantering
> Så fungerar studshanteringen och spärrlistorna i MultiMailer

Så aktiverar du MultiMailers paushantering

StoppurOm du skickar många mejl till samma domän på kort tid så finns det en risk att antispamfilter reagerar negativt och klassar ditt mejl som skräppost. Många antispamfilter, t.ex de hos Google, Microsoft, Telia, COM HEM, Tele2, kommuner, myndigheter och stora företag, reagerar negativt om det kommer många mejl på kort tid från samma avsändare. Istället för att hamna i mottagarnas inkorg så hamnar mejlen i deras skräppostmapp. Och i värsta fall kan din avsändardomän bli helt spärrad. Då kommer inte mejlen fram alls.

I detta blogginlägg beskriver vi detta problem lite djupare och ger förslag på motåtgärder. En motåtgärd är i alla fall att använda sig av MultiMailers pausfunktion och nedan beskriver vi hur du aktiverar den.

Så här aktiverar du MultiMailers paushantering:

1. Om MultiMailer inte är igång, starta programmet och stäng startfönstret om det visas.
2. Välj menyalternativet Alternativ i menyn Inställningar.
3. Öppna fliken Tider i dialogrutan som visas.
4. Markera alternativet Aktivera paushantering.
5. Skriv in en paus i millisekunder vid Paus mellan två meddelanden (ms). T.ex ”100”.
6. Vid Paus efter skriver du in ”49”.
7. Vid Vänta i skriver du in ”10”.

Paushanteringen i MultiMailer

8. Tryck OK för att spara inställningarna och stänga dialogrutan.

Du har nu gjort inställningen att MultiMailer skickar ut varje nyhetsbrev med en 100 millisekunders paus mellan dem. Dessutom gör MultiMailer en extralång paus efter 49 nyhetsbrev, då den väntar i 10 sekunder innan den fortsätter med utskicket. Detta upprepas tills den sista e-postadressen i mailinglistan har fått ett brev.

Se även
> Viktigt att veta vid e-postutskick till privatpersoner, skolor och kommuner
> Så kan MultiMailer meddela dig när ett e-postutskick är klart

Så använder du supportverktyget i MultiMailer

Om du behöver skicka information om MultiMailers inställningar, datafiler och din dators hårdvaru- och mjukvarukonfigurering till oss i samband med support, så finns det ett lättanvänt supportverktyg i MultiMailer som du kan använda dig av för att på ett enkelt sätt skicka denna information till oss.

Supportverktyget underlättar också om du vill skicka ditt nyhetsbrev och nyhetsbrevets bilder till oss för analys och för tips om design och utformning.

Verktyget är lättanvänt och här nedan beskriver vi hur du använder det.

Så här använder du MultiMailers supportverktyg:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyalternativet Hjälp – Support – Skicka filer till SamLogic för analys.

3. Markera de filer (1-8) som avser det aktuella supportärendet. Vill du t.ex skicka statistikflikens datafil till oss för analys så markerar du alternativet 1 (se bild nedan):

Dialogrutan Skicka filer till SamLogic för analys

4. Ange dina kontaktuppgifter vid Kontaktuppgifter.

5. Tryck på knappen Skicka.

6. När filerna skickats iväg så ska nedanstående informationsruta visas:

Denna informationsruta visas om allt gått bra

Mer information
För att alternativet 6 Aktuell utskickslista i fliken Mailinglista och alternativet 8 Aktuellt nyhetsbrev i fliken Nyhetsbrev ska visas i supportverktyget så behöver en mailinglista respektive ett nyhetsbrev vara öppnade i MultiMailer.

För att alternativet 7 Loggfil för markerat utskick i fliken ’Statistik’ ska visas i supportverktyget så ska ett utskick vara markerat i fliken Statistik.

Om dialogrutan ovan (punkt 6) inte visas inom 10 sekunder så är det troligen en brandvägg som hindrar MultiMailer att kommunicera med internet och du kan då kontakta SamLogic via support@samlogic.com eller på 08-531 83 900 för att få tips på vilka åtgärder du kan vidta för att lösa detta problem.

Se även
> Så startar du SamLogic Diagnosverktyg direkt från Windows

Så fungerar studshanteringen och spärrlistorna i MultiMailer

Under de senaste månaderna har vi infört många förbättringar i MultiMailer för att hantera e-poststudsar ännu effektivare eftersom det numera är mycket viktigt att ha en så låg studsfrekvens (en så låg andel studsar) som möjligt på sina e-postutskick. Detta för att undvika att nyhetsbreven blir klassade som skräppost eller, i värsta fall, att avsändarens domännamn blir svartlistad och blockerad.

En förbättring som vi infört är att kontrollera att en e-postadress fungerar innan utskick. Är en e-postadress ur funktion kan den spärras innan du ens skickat något till adressen. Vi har också förbättrat den automatisk spärrningen av studsande e-postadresser, så att de tas ur bruk automatiskt så fort man kan konstatera att de inte fungerar.

Här nedan har vi sammanställt en lista på ett antal artiklar och blogginlägg som beskriver hur studshanteringen och spärrlistorna fungerar i MultiMailer:

MultiMailers hantering av e-poststudsar
I nedanstående artikel och bloggposter kan du bl a läsa om vad en e-poststuds är och hur de kan hanteras i MultiMailer:

> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Så ändrar du inställningar för hantering av mjuka och hårda studsar
> Hur du tar bort e-postadresser som studsat från en mailinglista
> Hur du exporterar e-postadresser som studsat till Excel-dokument
> Hur du validerar e-postadresser innan utskick
> Så ser du vilken studsfrekvens du har i MultiMailer

MultiMailers spärrlistor
I nedanstående bloggposter kan du bl a läsa om vad en spärrlista är och hur de kan användas för att förhindra att mejl skickas ut till e-postadresser som inte fungerar eller har avregistrerats:

> Spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du adderar e-postadresser till spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du använder temporära spärrlistor i MultiMailer

Se även
Vi rekommenderar er även att läsa detta nummer av vårt nyhetsbrev:

> SamLogic Nyhetsbrev – Nr 10/2016 – Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar?

Så ser du vilken studsfrekvens du har i MultiMailer

När du skickar ut nyhetsbrev eller andra typer av mejl så kommer i regel alltid ett antal mejl i retur – det uppstår sk studsar. I MultiMailer kan du se hur stor andel av nyhetsbreven / mejlen som alstrar studsar på flera olika sätt:

När utskicket är klart
När ditt e-postutskick via MultiMailer är klart så visas en informationsruta som sammanfattar utskicket. Om du har skickat ditt nyhetsbrev till minst 100 mottagare så kan du där se en uppskattning av studsfrekvensen (se röd pil i bilden nedan):

 Dialogrutan 'Utsicket är färdigt'

Via informationsmejl
Du kan även få information om studsfrekvens och annan utskicksstatistik via mejl (till valfri e-postadress) genom att aktivera funktionen Meddela mig via e-post när utskicket är klart i MultiMailer. Då får du en mejlrapport enligt bilden nedan. Den röda pilen i bilden nedan visar var du ser e-postutskickets studsfrekvens.

 Mejlrapport 'E-postutskicket är klart'

I startfönstret
När du startar MultiMailer så öppnas först ett startfönster och klickar du på fliken Statistik där så kan du se studsfrekvensen för det senast gjorda utskicket.

I Statistikfliken
I fliken Statistik finns omfattande statistik för alla utskick du gjort med MultiMailer. I en kolumn redovisas studsfrekvensen för varje enskilt utskick.

I rapporter
I MultiMailer går det att skapa många olika rapporter för att få statistik för e-postutskicken, t ex så kan studsfrekvensen och annan utskicksstatistik redovisas i en översiktsrapport.

I diagrammen
Studsfrekvensen för varje enskilt utskick kan även visas på ett överskådligt sätt i MultiMailers olika diagram.

Alla studsar analyseras under natten
Alla e-poststudsar analyseras på vår server under natten. Då har i princip alla studsar från det aktuella utskicket kommit in och en redovisning med detaljerad information om e-poststudsarna kan göras morgonen efter utskicket. Det sker antingen automatiskt när du startar MultiMailer eller när du trycker på knappen Uppdatera i fliken E-poststudsar. Detaljerad information om studsarna finns alltid i fliken E-poststudsar.

Ladda ner den senaste versionen av MultiMailer
Studshanteringen i MultiMailer uppdateras hela tiden löpande så det är därför viktigt att du alltid har den senaste versionen av MultiMailer installerad. Hur du ser vilken version av MultiMailer som du har installerad finns beskrivet här. Du kan ladda ner den senaste versionen av MultiMailer via nedanstående webbsidor:

> Nedladdningssida – SamLogic MultiMailer / Professional
> Nedladdningssida – SamLogic MultiMailer / Enterprise

Skillnaderna mellan Professional och Enterprise finns beskrivna på den här webbsidan.

Se även
> Hur du validerar e-postadresser innan utskick
> Så ändrar du inställningar för hantering av mjuka och hårda studsar i MultiMailer

Skicka ut dina e-julkort med MultiMailer

Förutom att skicka ut nyhetsbrev kan du även skicka ut e-julkort med MultiMailer. Med MultiMailers inbyggda e-vykortsguide skapar du snabbt och enkelt ditt eget e-julkort. Färdiga julbilder medföljer, men du kan även lägga in din egen julbild i vykortet.

I detta blogginlägg ser du några exempel på julkortsbilder som följer med MultiMailer:
> Skapa egna e-julkort med SamLogic MultiMailer

På denna webbsida visar vi steg för steg hur MultiMailers inbyggda e-vykortsguide fungerar:
> Så här skapar du ett e-julkort med MultiMailers e-vykortsguide

Se även
> Bilder med julmotiv till julkort och nyhetsbrev
> Gratis bilder till nyhetsbrev och din blogg

Så ändrar du inställningar för hantering av mjuka och hårda studsar

Att hantera e-poststudsar aktivt är väldigt viktigt om man vill skydda sin domäns rykte. Får man för många mejl som studsar tillbaka när man gör e-postutskick kan ryktet påverkas negativt och därmed riskerar man att få sin e-post klassificerad som skräppost. För att vara trygg så bör andelen e-poststudsar inte överstiga 5% i förhållande till de mejl som man skickat ut.

I nyhetsbrevsverktyget MultiMailer ingår många funktioner som hjälper dig att hålla nere andelen studsar. Det ingår verktyg som dels förhindrar att det uppstår studsar och dels verktyg som hanterar studsarna, om sådana ändå skapas. E-postadresser som studsar för många gånger spärras automatiskt så att de inte får fler mejl.

Hur du anger antal gånger en e-postadress får studsa
I MultiMailer kan du ställa in hur många gånger en e-postadress får studsa innan den spärras. Du kan ange olika värden för hårda studsar (permanenta fel) och mjuka studsar (temporära fel). Så här gör du för att ändra dessa inställningar:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyalternativet Inställningar – Fler inställningar – Inställningar för e-poststudsar.

3. Kontrollera att alternativet Spärra e-postadresser automatiskt efter visst antal e-poststudsar är markerat. Detta alternativ ska i praktiken alltid vara markerat så att de e-postadresser som studsar och uppnår maxgränsen för tillåtet antal studsar automatiskt spärras.

Dialogrutan 'Inställningar för e-poststudsar'

4. Om du vill att en e-poststuds, vars e-postadress har spärrats, ska avlägsnas automatiskt från listan i fliken E-poststudsar när MultiMailer stängs så kan du markera alternativet Radera e-poststuds (från fliken ’E-poststudsar’) efter att e-postadressen har spärrats.

5. Tryck på knappen Villkor.

6. Vid Max antal tillåtna hårda studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en hård studs innan den spärras.

7. Vid Max antal tillåtna mjuka studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en mjuk studs innan den spärras.

Dialogrutan 'Villkor'

8. Spara inställningarna genom att trycka OK. Tryck sedan OK igen.

Vilka gränsvärden för e-poststudsar bör man ha?
Vilka värden du ska ange i punkt 6 och 7 beror på hur aktivt du hanterar e-poststudsar och hur ofta du skickar ut. Du bör sätta inställningarna så att din studsfrekvens aldrig överstiger 5%, men ju lägre studsfrekvens desto bättre. Det idealiska är att ha en studsfrekvens på under 2%.

Om du uppdaterar din mailinglista regelbundet och hanterar studsande e-postadresser aktivt så rekommenderar vi att du tillåter max 3 hårda och max 5 mjuka studsar innan e-postadressen spärras. Ibland kan en studs alstras av misstag, t.ex pga att den mottagande servern är nere, men det är osannolikt att det sker flera gånger i rad; då har sannolikt e-postadressen slutat att fungera. Dock kan kontakten fortfarande finnas kvar, men med en annan e-postadress, därför finns det möjligheter i MultiMailer att få fram så många detaljer som möjligt om kontakten, så att du kan leta reda på kontaktens nuvarande e-postadress; alternativt hitta en annan kontakt på samma företag.

Om du hanterar stora listor och inte har en möjlighet att hantera studsande e-postadresser aktivt och försöka hitta nya fungerande e-postadresser till kontakterna, så rekommenderar vi dig att ha lägre värden. Skickar man ut stora mängder med e-post så är det viktigare att hålla nere andelen studsar så mycket man bara kan, för att maximera framkomligheten för övriga mejl.

Hur du hanterar en ny lista
Om du ska skicka till en ny lista för första gången, och du misstänker att andelen e-poststudsar blir högre än normalt, så kan det vara bra att spärra alla hårda studsar efter bara en studs. Risken är stor att dessa studsande e-postadresser har studsat under en mycket lång tid, och du bör därför få bort dessa från dina utskickslistor så fort som möjligt. Att skicka e-post till en e-postadress som upphört att existera för mycket länge sedan ser vissa antispamfilter också som ett tecken på spam, så man bör undvika att göra det. Åtminstone mer än en gång.

Om du misstänker att studsfrekvensen på en ny lista kommer överstiga 5% med råge, så kan ett trick vara att kopiera alla nya e-postadresser till din befintliga utskickslista, där du har en mycket lägre studsfrekvens sedan innan. Sedan skickar du ett mejl till hela utskickslistan på en gång. Då märks det inte så mycket om de nya e-postadresserna är av sämre kvalitet. Behöver du anpassa texten efter typ av mottagare så kan du använda MultiMailers datafält för att skicka ut skräddarsydda texter. För att skilja nya kontakter från gamla, kan du ge dem ett lämpligt kategorinamn i mailinglistan.

Hur du kontrollerar e-postadresser innan du skickar ut
Det är också möjligt att kontrollera e-postadresser innan ett e-postutskick, så att man får bort många icke fungerande e-postadresser redan innan man skickar ut. Hur man gör det tar vi upp i blogginlägget Hur du validerar e-postadresser innan utskick.

Hur du undersöker kvaliteten på en utskickslista
Om du är osäker på hur kvaliteten på e-postadresserna i en utskickslista är innan ett e-postutskick, så kan du ta reda på detta med bland annat dessa metoder:

– Gör ett testutskick till max 500 kontakter. När utskicket är klart så ser du aktuell studsfrekvens i informationsdialogrutan som visas när ett utskick avslutas. Samma information finns även i det automatiska informationsmejl som skickas när ett utskick är klart (om du har aktiverat denna funktion).

– Kör MultiMailers valideringsfunktion på utskickslistan. Flaggar MultiMailer ”fel” på väldigt många e-postadresser är inte kvaliteten så bra, men å andra sidan kan du enkelt ta bort dem från utskickslistan innan ditt utskick. Men observera att valideringsfunktionen bara hittar vissa typer av fel. En del felaktiga e-postadresser kommer fortfarande att studsa när du skickar ut.

Observera att MultiMailer-servrarnas hantering av studsar görs på natten, så gör du ett utskick så kommer studsarna att synas i MultiMailer dagen efter att utskicket har gjorts.

Se även
> Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar korrekt?
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Hur du tar bort e-postadresser som studsat från en mailinglista

Hur du validerar e-postadresser innan utskick

ValideringI nyhetsbrevsverktyget MultiMailer finns det en funktion som du kan använda för att validera (kontrollera) e-postadresser innan du gör ett e-postutskick. Om du kontrollerar e-postadresserna innan dina utskick och inte skickar till dem som är fel minskar antal e-poststudsar, och din domän får ett bättre rykte bland antispamfiltren. Detta medför ofta att fler mejl levereras till mottagarna. Många studsar påverkar leveransbarheten för samtliga dina mejl på ett negativt sätt eftersom antispamfilter ser många studsar som ett tecken på spam.

MultiMailers valideringsfunktion
Med hjälp av MultiMailers valideringsfunktion kan du kontrollera att e-postadresserna i aktuell mailinglista är giltiga innan utskick. Bland annat kontrolleras att formatet på e-postadressen är korrekt, att domänen existerar och att det garanterat finns en e-postlåda kopplad till domänen som kan ta emot e-post. Valideringsfunktionen hittar inte alla typer av fel, men den hittar många vanligt förekommande fel.

Så använder du valideringsfunktionen
Så här gör du för att använda MultiMailers valideringsfunktion:

1. Starta MultiMailer och öppna en mailinglista.

2. Välj menyalternativet Verktyg – Validering av e-postadresser.

3. Markera Gruppera alla felaktiga e-postadresser tillsammans om du vill ha felaktiga e-postadresser grupperade tillsammans.

4. Tryck på knappen Starta validering av e-postadresser för att starta en validering.

MultiMailers valideringsverktyg

5. När valideringen är klar, tryck OK och sedan Stäng för att se resultatet.

I mailinglistan markeras de e-postadresser som valideringsfunktionen tror är felaktiga med ett rött utropstecken (!). Om du för muspekaren över e-postadressen så visas en tipstext med en kort felbeskrivning.

Observera att det ibland kan bli ett temporärt fel på en e-postadress så du bör inte vidta åtgärder mot en e-postadress efter endast en varning. Men om samma varning återkommer gång på gång, under en längre tidsperiod, så är felet med största sannolikt permanent och du kan spärra och avlägsna e-postadressen ur mailinglistan.

Begränsningar i valideringsfunktionen
Det finns mer omfattande metoder som man kan använda för att testa om en e-postadress fungerar. Dessa metoder kräver dock väldigt mycket datorkraft så vi kan inte införa dem i MultiMailer eftersom den typen av tester behöver göras på mycket kraftfulla servrar. Ett företag som utför sådana tester och som vi rekommenderar är emailhippo.com.

Vill du få mer information om hur du kan göra en fullständigt kontroll så kan du även kontakta oss på support@samlogic.com eller 08-531 83 900.

Se även
> Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar korrekt?
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev

Hur du använder MultiMailers backup- och återställningsfunktion

BackupVårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer har en automatisk backupfunktion som gör säkerhetskopior av dina datafiler, som t.ex dina mailing- och spärrlistor och din statistikdata, medan du arbetar. Om någon av dina datafiler skulle skadas – av någon anledning – så kan du snabbt och enkelt ladda in en tidigare version av datafilen med hjälp av MultiMailers återställningsfunktion.

Vilka datafiler säkerhetskopierar MultiMailer?
MultiMailer gör säkerhetskopior av följande datafiler:

  • Spärrlistor: innehåller e-postadresser som ska undantas från nya e-postutskick
  • Statistik: innehåller statistikinformation om e-postutskicken
  • E-poststudsar: innehåller information om de e-postadresser som studsat tillbaka
  • Registreringar: innehåller registrerade och avregistrerade e-postadresser
  • Mailing-listor: innehåller e-postadresser som ska användas för e-postutskick

MultiMailer gör en automatiskt backup av ovanstående filer när data ändras och du kan när som helst återställa till en tidigare version av filen.

Hur återställer jag min fil från en säkerhetskopia?
För att återställa till en säkerhetskopierad datafil i MultiMailer, till exempel till en tidigare version av datafilen med statistik, gör du så här:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och sedan menyalternativet Alternativ.

Menyn 'Inställningar'

3. Dialogrutan Alternativ öppnas nu, och där väljer du fliken Backup och sedan klickar du på knappen Återställ filer.

Dialogrutan 'Alternativ' - fliken 'Backup'.
Dialogrutan 'Alternativ' med fliken 'Backup' öppnad.

4. I den nya dialogrutan som öppnas väljer du vilken typ av datafil som ska återställas via kombinationsrutan Typ av datafil.

Vid 'Typ av datafil' väljer du vilken typ av datafil som ska återställas
Vid 'Typ av datafil' väljer du vilken typ av datafil som ska återställas. Här är alternativet 'Lista - Statistik' (listan med statistikinformation) vald.

5. Därefter väljer du vilken fil som du vill återställa genom att markera den i listan Säkerhetskopierade filer. Den färskaste säkerhetskopian finns alltid längst ned i listan. På datafilernas filnamn ser du vid vilket datum och klockslag som filen säkerhetskopierades.

Lista med säkerhetskopierade filer
Vid 'Säkerhetskopierade filer' finns en lista på alla filer som har säkerhetskopierats.

6. Tryck på Återställ fil för att återställa den markerade filen. Om du får en fråga om du vill ersätta datafilen så ska du svara Ja. Nu har datafilen du valt återställts.

Hur du återställer en mailing-lista
Tipset ovan fungerar för alla typer av datafiler utom mailing-listor. Återställning av mailing-listor sker på ett annat sätt. För att återställa en mailing-lista öppnar du mappen MultiMailer\$Backup$\Mailing-listor under mappen Dokument på din hårddisk och väljer sedan rätt årtalsmapp (t.ex 2016). Se bild nedan:

Här lagras säkerhetskopior av mailing-listan

Därefter kopierar du den version av mailing-listan som du vill återställa till, till din ordinarie mapp med mailing-listor och döper om mailing-listan till rätt filnamn.

Förutom ovanstående backupsystem så skapar MultiMailer även en lokal kopia av föregående version av mailing-listan i samma mapp som den aktuella mailing-listan, när den sparas. Kopian får alltid namntillägget .BAK. Dessa lokala kopior skapas även om det globala backupsystemet är avstängt.

Hur ställer jag in hur ofta MultiMailer ska göra säkerhetskopior?
MultiMailer ger dig möjlighet att anpassa backupfunktionen efter dina behov och ställa in hur ofta säkerhetskopior ska göras. Du kan välja mellan att säkerhetskopiering sker en gång per minut, en gång per timme eller så kan du stänga av backupfunktionen helt och hållet. Så här ändrar du hur ofta MultiMailer gör säkerhetskopior:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och välj sedan menyalternativet Alternativ.

3. Välj fliken Backup.

4. Markera hur ofta du vill att MultiMailer ska göra backup av datafilerna och tryck på OK.

Dialogrutan 'Alternativ' - fliken 'Backup'.
I fliken 'Backup' kan du ställa in hur ofta säkerhetskopior ska göras. Här har vi valt inställningen 'Hög'.

5. Nu har du valt och sparat en ny inställning för MultiMailers backupfunktion. MultiMailer kommer framöver att säkerhetskopiera dina filer enligt den inställning du valt.

Mer om MultiMailers backupfunktion
MultiMailer skapar säkerhetskopior av dina datafiler medan du arbetar med dem. Blir det en dataförlust av någon anledning så har du alltid en färsk backup att återställa ifrån. Backupfiler lagras i mappen \MultiMailer\$Backup$ i Windows dokumentmapp.

Se även
> Nytt supportverktyg i MultiMailer

Hur du skapar en webbkopia av ditt nyhetsbrev och länkar dit

Det är alltid bra att ha en kopia av ditt nyhetsbrev på webben och att ha med en väl synlig länk till webbkopian i nyhetsbrevet. Skulle ditt nyhetsbrev få problem med visningen i t.ex en äldre e-postklient eller om e-postklienten saknar stöd för HTML så kan mottagaren istället läsa webbkopian genom att klicka på länken. Sedan finns det även de som föredrar att läsa nyhetsbrev i webbläsaren istället för i e-postklienten.

MultiMailerI MultiMailer finns det en nyhetsbrevspubliceringsfunktion som du kan använda för att ladda upp en kopia av ditt nyhetsbrev till webben. När du använder denna funktion så skapas det automatiskt bildlänkar till de bilder som ingår i brevet eftersom bilderna laddas upp till webben tillsammans med nyhetsbrevsfilen. Att använda bildlänkar ger många fördelar men i vissa sammanhang kan det vara bättre att använda mejl med inbäddade bilder. En av de största fördelarna är att bilderna i regel visas även om mottagarna har bildvisning avstängd.

I det här tipset visar vi hur du gör för att ladda upp en webbkopia av ditt nyhetsbrev, skapa en länk till webbkopian samt hur du skickar ut nyhetsbrevet med inbäddade bilder. Vi visar också en alternativ metod till den vanliga metoden för att infoga en länk till en webbkopian.

Så här gör du:

1. Starta MultiMailer och gör klart ditt nyhetsbrev.

2. Spara originalet av ditt nyhetsbrev. Du kommer att behöva den senare.

3. Skapa en uppladdningsversion av nyhetsbrevet via menyalternativet Arkiv – Spara som – Nyhetsbrev. Döp filen till t.ex ”mitt-nyhetsbrev-webbkopia.htm” och tryck Spara för att spara din publiceringsversion. Undvik mellanslag och bokstäverna ”åäö” i filnamnet.

Spara HTML-dokument

4. Välj menyalternativet Arkiv – Publicera nyhetsbrev på Internet, ange mappen där nyhetsbrevet och bildfilerna ska laddas upp. Tryck sedan på Ladda upp nyhetsbrev så laddas nyhetsbrevet upp på vår server.

Publicera nyhetsbrev på Internet

5. Efter att nyhetsbrevet har laddats upp på servern, tryck på knappen Visa nyhetsbrev för att visa nyhetsbrevet i din webbläsare.

Nyhetsbrevet är uppladdat

6. Kopiera webbsökvägen till nyhetsbrevet, som visas i webbläsarens adressfält, till Windows Urklipp.

Webbadress

7. Återvänd till MultiMailer och stäng uppladdningsrutan igenom att trycka på Stäng.

8. Öppna originalnyhetsbrevet som du sparade vid punkt 2 ovan via Arkiv – Tidigare nyhetsbrev.

9. Infoga informationstext, t.ex ”Det här nyhetsbrevet kan även läsas på den här webbsidan”, överst i nyhetsbrevet.

10. Markera det eller de ord som du vill ska vara en klickbar länktext i texten som du skrev in vid punkt 9, t.ex ”webbsidan”.

11. Välj menyalternativet Skapa länk – Länk till webbsida.

12. I dialogrutan som öppnas klistrar du in webbsökvägen som du kopierade vid punkt 6 ovan.

Skapa länk till webbsida

13. Tryck på Skapa. Den markerade texten ska nu omvandlas till en länk, t.ex:

Det här nyhetsbrevet kan även läsas på den här webbsidan

Se även bilden nedan:

Informationstext med länk

14. Spara ändringarna i nyhetsbrevet.

Nu kan du göra ett testutskick via Arkiv – Skicka testmeddelande (CTRL – T).

Se även
> Hur du laddar upp kopior av nyhetsbrev i MultiMailer
> Så lägger du in en länk som öppnar ditt uppladdade nyhetsbrev
> Hur du infogar bildlänkar och klickbara bilder i MultiMailer