Kategori: Funktioner – Program

Det är alltid bra att ha en kopia av ditt nyhetsbrev på webben och att ha med en väl synlig länk till webbkopian i nyhetsbrevet. Skulle ditt nyhetsbrev få problem med visningen i t.ex en äldre e-postklient eller om e-postklienten saknar stöd för HTML så kan mottagaren istället läsa webbkopian genom att klicka på länken. Sedan finns det även de som föredrar att läsa nyhetsbrev i webbläsaren istället för i e-postklienten.

I MultiMailer finns det en nyhetsbrevspubliceringsfunktion som du kan använda för att ladda upp en kopia av ditt nyhetsbrev till webben. När du använder denna funktion så skapas det automatiskt bildlänkar till de bilder som ingår i brevet eftersom bilderna laddas upp till webben tillsammans med nyhetsbrevsfilen. Att använda bildlänkar ger många fördelar men i vissa sammanhang kan det vara bättre att använda mejl med inbäddade bilder. En av de största fördelarna är att bilderna i regel visas även om mottagarna har bildvisning avstängd.

I det här tipset visar vi hur du gör för att ladda upp en webbkopia av ditt nyhetsbrev, skapa en länk till webbkopian samt hur du skickar ut nyhetsbrevet med inbäddade bilder. Vi visar också en alternativ metod till den vanliga metoden för att infoga en länk till en webbkopian.

Så här gör du:

1. Starta MultiMailer och gör klart ditt nyhetsbrev.

2. Spara originalet av ditt nyhetsbrev. Du kommer att behöva den senare.

3. Skapa en uppladdningsversion av nyhetsbrevet via menyalternativet Arkiv – Spara som – Nyhetsbrev. Döp filen till t.ex ”mitt-nyhetsbrev-webbkopia.htm” och tryck Spara för att spara din publiceringsversion. Undvik mellanslag och bokstäverna ”åäö” i filnamnet.

4. Välj menyalternativet Arkiv – Publicera nyhetsbrev på Internet, ange mappen där nyhetsbrevet och bildfilerna ska laddas upp. Tryck sedan på Ladda upp nyhetsbrev så laddas nyhetsbrevet upp på vår server.

5. Efter att nyhetsbrevet har laddats upp på servern, tryck på knappen Visa nyhetsbrev för att visa nyhetsbrevet i din webbläsare.

6. Kopiera webbsökvägen till nyhetsbrevet, som visas i webbläsarens adressfält, till Windows Urklipp.

7. Återvänd till MultiMailer och stäng uppladdningsrutan igenom att trycka på Stäng.

8. Öppna originalnyhetsbrevet som du sparade vid punkt 2 ovan via Arkiv – Tidigare nyhetsbrev.

9. Infoga informationstext, t.ex ”Det här nyhetsbrevet kan även läsas på den här webbsidan”, överst i nyhetsbrevet.

10. Markera det eller de ord som du vill ska vara en klickbar länktext i texten som du skrev in vid punkt 9, t.ex ”webbsidan”.

11. Välj menyalternativet Skapa länk – Länk till webbsida.

12. I dialogrutan som öppnas klistrar du in webbsökvägen som du kopierade vid punkt 6 ovan.

13. Tryck på Skapa. Den markerade texten ska nu omvandlas till en länk, t.ex:

”Det här nyhetsbrevet kan även läsas på den här webbsidan”

Se även bilden nedan:

14. Spara ändringarna i nyhetsbrevet.

Nu kan du göra ett testutskick via Arkiv – Skicka testmeddelande (CTRL – T).

Se även
> Hur du laddar upp kopior av nyhetsbrev i MultiMailer
> Så lägger du in en länk som öppnar ditt uppladdade nyhetsbrev
> Hur du infogar bildlänkar och klickbara bilder i MultiMailer

Det finns två olika metoder i MultiMailer som du kan använda dig av för att ta bort e-postadresser som ständigt studsar från en mailinglista. Visserligen finns det automatik inbyggd i MultiMailer som hindrar att e-postadresser som studsar mycket får fler nyhetsbrev, men du kan få renare mailinglistor om du även avlägsnar dem från dina utskickslistor.

Ta bort studsande e-postadresser från en mailinglista via fliken ’E-poststudsar’
I fliken E-poststudsar i MultiMailer redovisas de e-postadresser som ger studsar. En studs alstras om nyhetsbrevet inte kan levereras till mottagaren pga något fel. I denna flik kan du få information om varje studs; exempelvis felorsak, hur många gånger den har studsat och om det är en hård eller en mjuk studs. En hård studs är ett permanent fel och en mjuk studs är ett temporärt fel (läs mer här).

I fliken E-poststudsar kan du även göra olika operationer med de studsande e-postadresserna. Exempelvis spärra dem manuellt från fler utskick eller exportera dem till Excel. Från denna flik kan du även avlägsna studsande e-postadresser från en mailinglista. Tipset nedan visar hur du gör:

Gör så här:
1. Starta MultiMailer.
2. Öppna den mailinglista som du vill ta bort studsar ifrån (t.ex via startfönstret eller via menyalternativet Arkiv – Öppna – Mailing-lista).
3. Öppna fliken E-poststudsar.
4. Markera de e-postadresser som har studsat och som du vill ta bort från mailinglistan.
5. Högerklicka över de markerade e-postadresserna och välj menyalternativet Ta bort.

6. Ange om de markerade e-postadresserna ska tas bort från både mailinglistan och från listan med e-poststudsar. Markera lämpliga alternativ.
7. Tryck på knappen Ta bort för att ta bort e-postadresserna.

Ta bort studsande e-postadresser från en mailinglista via en spärrlista
I spärrlistan Ogiltiga e-postadresser hamnar automatiskt de e-postadresser som alstrat minst 3 hårda studsar samt de e-postadresser som du adderat till spärrlistan manuellt. Samtliga e-postadresser och domäner som finns i spärrlistan kommer att tas bort från den aktiva mailinglistan om du använder metoden som beskrivs i tipset nedan:

Gör så här:
1. Starta MultiMailer.
2. Öppna den mailinglista som du vill ta bort studsar ifrån.
3. Välj menyalternativet Arkiv – Spärrlistor – Ogiltiga e-postadresser.

4. Nedanstående dialogruta visas nu. Tryck där på knappen Avlägsna från mailing-listan.

5. Tryck Ja i dialogrutan som visas.
6. När raderingsprocessen är färdig trycker du OK och därefter Stäng.

Viktigt att veta om e-poststudsar i MultiMailer
För att en e-postadress ska spärras automatiskt från fler utskick så behöver den studsa 3 gånger och klassificeras som en hård studs. Detta för att inga e-postadresser ska spärras t ex pga att ett e-postkonto är fullt eller pga ett temporärt fel på en server.
Observera att det endast är de e-postadresser som finns i spärrlistan som MultiMailer inte kommer att skicka ut till. Så e-postadresser som finns i fliken E-poststudsar är inte spärrade förrän de hamnar i spärrlistan.

Se även
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Hur du adderar e-postadresser till spärrlistorna i MultiMailer

Skapar man mejl vill man ofta ha med en signatur. Det kan exempelvis vara en hälsningsfras och kontaktuppgifter i slutet på brevet. Att lägga in en signatur manuellt varje gång man ska skicka ut ett mejl är ganska tidsödande. I MultiMailer finns det en bättre metod som du kan använda dig av, som innebär att du endast behöver skapa signaturen en gång – sedan kan du återanvända den i nya mejl.

I MultiMailer så kan du skapa en grundmall, där du bland annat lägger in din personliga signatur. Du kan sedan använda mallen varje gång du skickar ett nytt mejl. Det är bara att öppna grundmallen, spara om den med ett nytt filnamn och skriva in texten som du vill ha i ditt mejl. . Och vill du inte ha med signaturen vid ett enstaka utskick så kan du enkelt ta bort den.

Nedan beskrivs steg för steg hur du skapar en grundmall i MultiMailer med en färdig signatur.

Så här gör du:

1. Starta MultiMailer och välj att skapa ett nytt nyhetsbrev genom att klicka på Nyhetsbrev – Nytt nyhetsbrev.

2. I dialogrutan som öppnas väljer du Nyhetsbrevsguide och trycker på Nästa.

3. I detta steg väljer du Mall 1 och bekräftar valet med att klicka på Nästa.

4. Gå igenom guiden och välj de inställningar som du vill ha för mallen (t.ex bredd, färger, teckensnitt, namn- och datumfält, länkar mm). I sista steget i guiden trycker du på knappen Skapa för att skapa din grundmall med de inställningar som du valt.

5. Nu kan du lägga in eller kopiera in din signatur i grundmallen som du skapat.

6. Din grundmall är klar nu. Spara den genom att välja menyalternativet Arkiv – Spara som – Nyhetsbrev och namnge den med ett lämpligt namn, t ex ”Grundmall 1 med Signatur”.

När du ska skapa nya mejl där din signatur ska vara med, så är det bara att öppna grundmallen i MultiMailer, spara den med ett lämpligt filnamn (Arkiv – Spara som – Nyhetsbrev ) och lägga in den text och de bilder som ska vara med i det nya mejlet. Du ska aldrig lägga in något direkt i grundmallen innan du sparat den med ett nytt filnamn, detta för att undvika att oavsiktliga fel hamnar i grundmallen och sedan fortplantar sig i alla nya mejl som du tar fram.

Hur du har olika signaturer i samma grundmall
Vill du använda samma grundmall fast det är olika personer som ska stå som avsändare i mejlet? MultiMailer har en lösning även här. Genom att använda ett speciellt namnfält hämtas avsändarens namn från den aktuella avsändarprofil som du använder för tillfället. Det enda du behöver göra är att lägga in namnfältet i din grundmall. Ett vanligt användningsområde för detta är om företaget har flera säljare och utskick ska göras till respektive säljares kundgrupp.

Så här gör du för att lägga in namnfältet i din grundmall:

1. Öppna din grundmall i MultiMailer och ställ markören där avsändarens namn ska stå. Välj menyalternativet Infoga – Fält.

2. I dialogrutan som öppnas scrollar du ner i fältlistan och markerar Avsändare – Namn. Klicka sedan på Infoga för att lägga in namnfältet i din grundmall.

3. Nu har namnfältet infogats i grundmallen på den plats där du placerade markören. Om allt gått bra så ska det stå [$Avsandare – Namn] där. Detta fält kommer att bytas ut mot det namn som angetts för användarprofilen i samband med utskick.

Se även
> Så här skapar du ett nyhetsbrev med MultiMailers nyhetsbrevsguide
> Hur du skapar ett personligt nyhetsbrev med hjälp av fältvariabler
> Hur du skapar och använder avsändarprofiler i MultiMailer

I vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer finns det en funktion som du kan använda för att skapa HTML-skript som öppnar ett av MultiMailers registreringsformulär på internet, exempelvis prenumerationsformuläret. Den skript som skapas kan du sedan infoga i en webbsida på din webbsajt med hjälp av ditt webbverktyg eller så kan du använda skripten i ditt nyhetsbrev. Du kan välja mellan att skapa en klickbar länk, ram (IFrame) eller en URL.

Prenumerationslänk på din webbsida
I det här tipset visar vi hur du kan använda MultiMailers HTML-generator för att skapa ett skript för en prenumerationslänk som du kan infoga i en webbsida på din webbsajt med hjälp av ditt webbverktyg. När man klickar på prenumerationslänken så öppnas ett färdigt webbformulär för prenumeration av nyhetsbrev upp.

Så här gör du:

1. Starta ditt webbverktyg och öppna den webbsida där prenumerationslänken ska läggas in.

2. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

3. Välj menyalternativet Verktyg – HTML-generator för registreringsformulär.

4. Dialogrutan HTLM-generator för formulär visas nu. Där väljer du i kombinationsrutan Typ av HTML-tagg alternativet Klickbar länk, i kombinationsrutan Typ av formulär alternativet Formulär för prenumeration och i kombinationsrutan Fält som ska visas alternativet E-postadress och namn.

5. Klicka på knappen Skapa HTML-skript.

6. En ny dialogruta visas där du kan ange den text som din prenumerationslänk ska ha. Bekräfta med att trycka på OK.

7. I dialogrutan som kommer upp klickar du på knappen Kopiera till urklipp för att kopiera den skapade internetlänken till Windows Urklipp. Vill du se hur registreringssidan ser ut så klickar du på knappen Öppna formulär.

8. Växla till ditt webbverktyg och klistra in prenumerationslänken där du vill ha den på din webbsida.

Prenumerationslänk i ditt nyhetsbrev
I det här tipset visar vi hur du kan använda MultiMailers HTML-generator för att skapa en länk som du kan infoga i ditt nyhetsbrev. När mottagaren av ditt nyhetsbrev klickar på länken så öppnas ett färdigt prenumerationsformulär för nyhetsbrev upp.

Så här gör du:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Öppna eller skapa det nyhetsbrev där prenumerationslänken ska läggas in.

3. Välj menyalternativet Verktyg – HTML-generator för registreringsformulär.

4. Dialogrutan HTLM-generator för formulär visas igen som i föregående exempel. Där väljer du i kombinationsrutan Typ av HTML-tagg alternativet Endast URL, i kombinationsrutan Typ av formulär alternativet Formulär för prenumeration och i kombinationsrutan Fält som ska visas alternativet E-postadress och namn.

5. Bekräfta dina val genom att klicka på knappen Skapa HTML-skript.

6. I dialogrutan som kommer upp klickar du på knappen Kopiera till urklipp för att kopiera den skapade internetlänken till Windows Urklipp. Vill du se hur registreringsssidan ser ut så klickar du på knappen Öppna formulär.

7. Ställ markören på den plats i nyhetsbrevet där du vill infoga prenumerationslänken och välj menyalternativet Skapa länk – Länk till webbsida.

8. I dialogrutan som öppnas anger du texten på prenumerationslänken i inmatningsfältet Länktext. I inmatningsfältet Adress till webbsida kopierar du in internetlänken från Windows urklipp med tangentbordskommandot CTRL – V.

9. Infoga prenumerationslänken i nyhetsbrevet genom att klicka på knappen Skapa. Nu har länken lagts in på det ställe du tidigare valt med markören.

En prenumerationslänk i ett nyhetsbrev kan vara användbar om du vet att dina e-postmottagare brukar vidarbefodra dina nyhetsbrev till andra läsare ibland. Då kan läsarna lätt börja prenumerera på ditt nyhetsbrev, även de.

Se även
> Hur du använder MultiMailers prenumerationsformulär på egen hemsida
> Hur du adderar prenumerationer automatiskt till en mailing-lista
> Hur du infogar en klickbar avprenumerationslänk
> Registreringsformulär för nyhetsbrev på olika språk

I vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer finns färdiga webbformulär som kan användas för att samla in nya prenumeranter till dina nyhetsbrev. Alla användare som anmäler sig på ett sådant webbformulär visas automatiskt i fliken Registreringar – Prenumerationer i MultiMailer.

Det går att ta denna automatik ett steg längre; du kan nämligen addera alla nya prenumeranter automatiskt till en utvald mailing-lista, och tipset nedan visar hur du gör.

Så adderar du inkommande prenumerationer automatiskt till en mailing-lista

1. Starta MultiMailer.

2. Öppna den mailing-lista som du vill ska utökas automatiskt med nya prenumeranter.

3. Öppna fliken Registreringar i MultiMailer.

4. Öppna fliken Prenumerationer.

5. Välj menyalternativet Inställningar – Fler inställningar – Inställningar-registreringar.

6. Öppna fliken Övrigt i dialogrutan som visas.

7. Markera alternativet Addera prenumeranter automatiskt till mailing-lista.

8. Klicka på knappen Inställningar. Nedanstående dialogruta visas nu:

9. Klicka på knappen Använd aktuell mailing-lista.

10. Klicka OK och klicka OK igen.

Nu kommer alla inkommande prenumerationer att adderas automatiskt till den valda mailing-listan. Om en annan mailing-lista är inladdad när prenumerationer laddas ned så kommer MultiMailer att fråga om du vill byta till den aktuella mailing-listan.

Se även
> Hur du använder MultiMailers prenumerationsformulär på egen hemsida
> Hur du skapar prenumerationslänkar till webbsidor och nyhetsbrev

När du gör ett e-postutskick så är det nästan alltid ett antal nyhetsbrev som inte kommer fram till mottagarna. Orsaken till detta kan vara att mottagarens mejlbox inte används längre, mejlboxen är full eller så är det ett temporärt fel på mottagarens e-postserver. När detta inträffar så kommer det tillbaka ett felmeddelande från e-postservern, en s k ”studs”.

Vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer kan läsa in sådana här e-poststudsar automatiskt och även hantera dem på ett effektivt sätt. När MultiMailer startar så hämtas de senaste e-poststudsarna – från de senaste utskicken – automatiskt och listas upp i fliken E-poststudsar. Om en e-postadress studsar för många gånger, och felorsaken tyder på att e-postadressen inte används längre, så spärras den från fler utskick.

Export av studsande e-postadresser
Även om MultiMailer hanterar studsar på ett effektivt sätt så kanske du vill uppdatera en annan datakälla, t ex ett kundregister, så att kontakterna får korrekta e-postadresser eller alternativt avlägsnas från kundregistret. För att förenkla denna hantering så kan du från MultiMailer gör en export av studsande e-postadresser.

Export till ett Excel-dokument
Export av studsar kan ske till en textfil eller till ett Excel-dokument. Tipset nedan visar hur du exporterar studsarna till ett Excel-dokument.

Så här gör du:

1. Öppna fliken E-poststudsar i MultiMailer.

2. Välj menyalternativet E-poststudsar – Exportera e-poststudsar.

3. Välj om även e-postmottagarnas kontaktuppgifter ska exporteras. Tryck på Nästa.

4. Markera alternativet Som ett Microsoft Excel-kalkylblad. Tryck på Nästa.

5. Namnge exportfilen och tryck på Spara.

6. När exporten är klar kan du trycka på Öppna för att öppna Excel-dokumentet med studsarna.

Se även
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev

Det här tipset anknyter till blogginlägget om MultiMailers spärrlistor som beskriver vad en spärrlista är och hur de kan användas i olika sammanhang. Förutom den automatiska hanteringen av spärrlistor så kan e-postadresser även adderas manuellt till spärrlistorna från flikarna Mailing-lista, E-poststudsar och Registreringar. Det går även att använda Windows Urklipp för att addera e-postadresser till spärrlistorna.

I tipset nedan beskriver vi hur du gör för att addera en e-postadress från en mailinglista till MultiMailers permanenta spärrlista:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.
2. Klicka på fliken Mailing-lista.
3. Högerklicka på raden med den e-postadress som ska spärras.

4. Välj alternativet Lägg till spärrlista ur den lokala menyn som visas.
5. Markera alternativet Lägg till permanent spärrlista i dialogrutan som visas. Välj om endast e-postadressen ska spärras eller hela domänen.

6. Tryck på knappen Lägg till spärrlista.
7. Tryck på Ja för att bekräfta att e-postadressen ska spärras.

Nu har e-postadressen lagts till i MultiMailers permanenta spärrlista. Det innebär att inga fler utskick kommer att skickas till denna e-postadressen även om e-postadressen finns med i mailing-listan.

Spärra flera e-postadresser på en gång
Genom att använda markerings/selekteringsfunktionerna i MultiMailer så kan du lägga till flera markerade e-postadresser på en och samma gång till en spärrlista. Se detta tips för mer information.

Så ser du vilka e-postadresser som finns i spärrlistorna
Vill du se vilka e-postadresser som finns i en spärrlista så kan du välja menyalternativet Arkiv – Spärrlistor och sedan välja någon av spärrlistorna. Så här ser dialogrutan som innehåller en lista med permanent spärrade e-postadresser ut:

Du kan lägga in en e-postadress manuellt till listan ovan genom att trycka på knappen Lägg till. Du kan också klistra in e-postadresser från Windows Urklipp genom att högerklicka över listan och välja menyalternativet Klistra in e-postadresser.

För mer information om knapparna i dialogrutan Permanent spärrlista, tryck på F1-tangenten.

Se även
> Spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du använder temporära spärrlistor i MultiMailer

Ibland kan det uppstå situationer där du behöver göra ett e-postutskick till en mottagargrupp där det finns enstaka kunder som inte ska få ett specifikt nyhetsbrev. De har t.ex redan köpt din produkt eller du vet att produkten inte passar dem och det är då viktigt att de inte får just detta nyhetsbrev, men du vill inte ta bort de här kunderna permanent från din utskickslista eftersom de ska fortsätta att få dina kommande nyhetsbrev.

I e-postverktyget SamLogic MultiMailer är det möjligt att lösa detta problem genom att använda funktionen Temporär spärrlista.
En temporär spärrlista innehåller de e-postadresser som du inte vill ska få ett specifikt e-postutskick. När MultiMailer gör e-postutskicket så kontrollerar den om mottagarens e-postadress finns i den temporära spärrlistan och om så är fallet så görs inget utskick till den e-postadressen utan den blir markerad som spärrad i mailinglistan.

En temporär spärrlista kan skapas på olika sätt i MultiMailer. Vi visar nedan två olika metoder man kan använda sig av. Metod 1 visar hur man adderar utvalda e-postadresser från MultiMailers mailing-lista till en temporär spärrlista. Metod 2 visar hur man skapar en temporär spärrlista av e-postadresser som kommer från en extern datakälla.

Metod 1 – Via MultiMailers mailinglista:

1. Starta MultiMailer.
2. Öppna din mailinglista.
3. Välj menyalternativet Arkiv – Spärrlistor – Temporär spärrlista.
    



4. Klicka på knappen Ny.
5. Ange ett namn på den temporära spärrlistan och tryck på Spara.
6. Tryck på Stäng för att stänga dialogrutan.
7. Markera i mailinglistan de e-postadresser som du vill addera till den temporära spärrlistan.
8. Högerklicka över markeringarna.
9. Välj menyalternativet Lägg till spärrlista i den lokala menyn som visas.
10. Markera alternativet Lägg till temporär spärrlista i dialogrutan som visas.
     



11. Tryck på knappen Lägg till spärrlista.
12. Klicka på Ja i informationsrutan som visas.

Nu har de markerade e-postadresserna i mailinglistan adderats till den temporära spärrlistan.

Metod 2 – Via Windows Urklipp:

1. Starta MultiMailer.
2. Öppna din mailinglista.
3. Kopiera de e-postadresser som inte ska få det aktuella utskicket till Windows Urklipp.
4. Välj menyalternativet Arkiv – Spärrlistor – Temporär spärrlista.
5. Klicka på knappen Ny.
6. Ange ett namn på den temporära spärrlistan och tryck på Spara.
7. Kopiera in e-postadresserna till den temporära spärrlistan genom att först klicka i den tomma listan så att den blir aktiv och sedan trycka tangentbordskommandot CTRL-V.
8. Bekräfta inklistringen genom att trycka på Ja.
9. Nu visas de e-postadresser som kommer att klistras in i den temporära spärrlistan. Tryck på knappen Lägg till spärrlista i dialogrutan som visas.
    



10. Tryck på Stäng.

Viktigt att veta
En viktig sak att tänka på när det gäller temporära spärrlistor är att en temporär spärrlista stängs igen och används inte mer när MultiMailer stängs. Detta till skillnad från den permanenta spärrlistan och spärrlistan med ogiltiga e-postadresser, som alltid är öppna och aktiva när MultiMailer körs. Så vill man använda en temporär spärrlista på nytt vid ett senare tillfälle så måste man öppna den via Arkiv – Spärrlistor – Temporär spärrlista och knappen Öppna.

Se även
> Spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du adderar e-postadresser till spärrlistorna i MultiMailer